Dit herkennen veel bedrijven: een brief of mail van een leverancier met de aankondiging van een prijsstijging. Ze stroomden binnen het afgelopen jaar. Want corona, want schaarste, want inflatie, want hogere personeelskosten et cetera. Veel van deze indexeringen blijven onzichtbaar, of sluipen het bedrijf geruisloos binnen. Ging het in het verleden om een paar procent, gaat het nu vaak om aanzienlijke bedragen. Maar zijn al die indexeringen wel realistisch?

Indexeringen via de sluiproute
Veel organisaties hebben geen idee. Sterker nog, ze blijven vaak onder de radar. Indexeringen komen binnen op verschillende plekken. Er is meestal geen protocol en al helemaal geen overzicht. Soms komen de aankondigen keurig op tijd, netjes bij inkoop binnen, maar soms ook achteraf via een achterdeurtje zoals een info@mail die niemand leest. Of erger nog: een indexering staat vermeld in kleine lettertjes op de 1e factuur van het nieuwe jaar. En dan te bedenken dat niet elke indexering logisch is of te rechtvaardigen. Ze zijn dus zeker niet in beton gegoten! En de praktijk wijst uit dat de cost avoidance, het voorkomen van het uitgeven van geld in de toekomst, kan oplopen tot verbazend hoge bedragen.

Start met centraliseren
Dat vraagt dus om een gerichte aanpak. Wil je meer zicht op wat er binnenkomt? Dan is een strakke organisatie een mooie start. Procurement Services introduceerde vorig jaar het Indexatieloket. Bedrijven hebben vaak onvoldoende capaciteit om hier aandacht aan te besteden en met deze hulp stroomde alle communicatie naar één plek. Zo ontstond er overzicht en inzicht in welke leverancier, welke kostenverhoging had aangekondigd. En zo kreeg elke indexering de aandacht die het verdient.

Benchmarken met marktcijfers
Een snelle inventarisatie levert al veel op. Komt de indexering wel overeen met de marktcijfers? Wat staat er in de contracten? Wat is er eigenlijk afgesproken? In veel contracten staat dat prijzen zijn gekoppeld aan de CPI: Consumenten Prijs Index. Dat klinkt redelijk, alleen is dat ook zo? Voeding en energie zijn daarin de grote drivers en veel sectoren hebben daar weinig mee van doen. Is het dan wel fair om op basis hiervan prijsverhogingen door te voeren? Nee.

In gesprek met leveranciers
Met de Krajic-matrix in gedachten, ga je niet over één nacht ijs. Goede leveranciersrelaties, goede producten en diensten wil je behouden. Zeker als je afhankelijkheid groot is. Dat spreekt voor zich. Aan de andere kant: praten kan altijd. Hoe kom je naar een fair indexatieniveau? Kunnen we een ‘cap’ inbouwen, zodat je bij de volgende CPI-indexatie weer in gesprek gaat over de samenwerking als die boven een bepaald niveau uitkomt? Kunnen we de leverancier misschien ook iets bieden? Bijvoorbeeld contractverlenging. Hoe worden we er samen beter van?

Maatwerk met vaste componenten
Kortom, elke relatie is anders. Belang van de leverancier, de omvang, de inhoud van de contracten, de marktontwikkelingen (is er nog wel schaarste?)… de verschillen zijn groot. Tegelijkertijd geeft het ook heel veel waardevolle inzichten over de relatie met je leverancier. Hoe wordt er geïndexeerd? Hoe open zijn ze? Hoe wordt er onderhandeld? Werken aan cost avoidance op indexeringen is maatwerk. Alleen wel altijd met een aantal vaste componenten.

Cost avoidance 5% tot 6%
Afgelopen jaar hebben we grote indexeringen gezien. Veel markten hebben de piek bereikt en prijzen dalen. Kunnen we niet zaken terugdraaien? Of het anders inrichten? Redenen genoeg om de koe bij de horens te vatten en indexeringen te stoppen. Een aanpak die zich snel terugbetaalt. De benchmark ligt inmiddels op 5% tot 6% procent cost avoidance. Tel uit je winst bij een spend van een paar miljoen! Investeren is niet nodig, want met gain sharing delen we het resultaat.

Met Indexatieloket klaar voor Q4

• Alle communicatie naar 1 centraal punt bij Procurement Services
• Toetsing aan actuele en accurate benchmarks
• Toetsing aan bestaande afspraken en contracten
• Toetsing aan de juiste indexen die betrekking hebben op het ontwerp, kostprijsaandeel, branche et cetera
• Gesprekken met leveranciers
• Vastleggen nieuwe afspraken