De aanschaf van machines is een complex proces. Technische experts of operationeel managers zijn vaak in de lead, bijvoorbeeld ondersteund door de interne verantwoordelijken voor inkoop en Finance. Het inkoopproces van machines is echter een vak apart. Dat vraagt om een zorgvuldige planning en overweging. En dat is meer dan de optelsom van techniek, inkoop en Finance. Wie het goed aanpakt voorkomt de meest gemaakte fouten. Lees hier waarom.

Fout 1: Behoefteanalyse is onvolledig

Een van de cruciale stappen bij het inkopen van machines is een uiterst zorgvuldige, grondige en gedetailleerde behoefteanalyse. Waarin de economische en technische levensduur worden gewogen. Is vervanging echt noodzakelijk? Of kun je volstaan met een deel van de werkcel of juist delen van een werkcel gaan combineren in 1 machine? Levert de nieuwe machine op wat het belooft? Zijn de specificaties op de juiste manier geformuleerd? Hoe lang moet de machine meegaan? Worden we na aanschaf niet snel achterhaald door nieuwe technologieën? Is er rekening gehouden met toekomstige groei of krimp? In de praktijk blijkt dat vaak niet alle antwoorden op deze belangrijke vragen zijn meegenomen in de afweging.

Fout 2: Procesbegeleiding ontbreekt

In grote bedrijven zijn er vaak speciale CAPEX-teams (Capital Expenditure) mede verantwoordelijk voor investeringen in machines en installaties. Maar voor kleinere en middelgrote bedrijven ontbreekt vaak de expertise. In veel gevallen is het de taak van een allround inkoper. Of een technisch verantwoordelijke of beide. Finance kijkt over de schouder mee of het wel betaalbaar blijft. Het gevaar is onevenredige aandacht voor prijs en prestaties. Elke verantwoordelijke kijkt naar zijn of haar stuk maar niemand overziet echt het geheel en verbindt de disciplines. Is er bijvoorbeeld ook kennis over de valkuilen bij vergelijkbare inkooptrajecten?

Fout 3: Geen visie op lange termijn

Een derde veelvoorkomende fout is onvoldoende aandacht voor toekomstige consequenties van gemaakte keuzes. Is er bijvoorbeeld goed nagedacht over hoe de FAT (Factory Acceptance Test) en SAT (Site Acceptance Test) worden uitgevoerd? Zodanig, dat de organisatie hiervan het maximale leert? En is in de TCO-berekeningen wel echt alles meegenomen? Wie gaat het onderhoud verzorgen? Hoe zit het met de beschikbaarheid en kosten van reserve-onderdelen? Wat is er afgesproken over garantie, gebreken, herstelwerkzaamheden? Het stellen van de juiste vragen en het nadenken over de gevolgen voor onderhoud, training, reserveonderdelen en personeelsbezetting zijn cruciaal. Zonder een visie op de langere termijn kan goedkoop, duurkoop worden.

Kortom, het vermijden van deze drie veelvoorkomende fouten bij de inkoop van machines is essentieel. Zo maximaliseer je de waarde van investeringen en versterk je je positie ten opzichte van leveranciers. Want het inkoopproces is niet alleen een technische aangelegenheid, maar een integraal onderdeel van het succes van een bedrijf. Het vereist een grondige behoefteanalyse, een gestructureerde aanpak en het betrekken van alle relevante belanghebbenden. Een goede inkoop-procesbegeleider met ervaring in vergelijkbare trajecten, is hierbij onmisbaar.