De inkoop van multifunctionals is bepaald geen copy paste

Edwin van Tankeren (Livit), Jurrian Blom (Procurement Services) en Cem Tekir (Livit) bij 1 van de machines van PCI. Niet op de foto; Arjan Vos en Karla Veenis van PCI en Jelmer van der Jagt van Livit

 

De 3 lessen van Prothesespecialist Livit uit het inkooptraject in samenwerking met Procurement Services

 

De good old printer heeft al jaren een moderner zusje; de multifunctional. Een modern apparaat als onderdeel van het bedrijfsnetwerk, al dan niet in de cloud. Om te scannen, te kopiëren of voor het printen van beveiligde documenten. En bij organisaties met meerdere vestigingen gaat het om serious business. Zoals bij Livit (onderdeel van Ottobock), dé specialist voor prothetische hulpmiddelen.

 

Het is een organisatie met 420 mensen en 25 vestigingen in Nederland, waaronder de grootste fabriek van Europa te Dordrecht. Voor een nieuw meerjarig contract van de multifunctionals gingen ze niet over één nacht ijs. Samen met Procurement Services doorliepen ze een zorgvuldig inkooptraject. Dit zijn de drie belangrijkste lessen:

 

Start met een zorgvuldige benchmark
Edwin van Tankeren is als Manager Risk & Business Information sinds eind 2022 ook eindverantwoordelijk voor IT en de goede implementatie van de printers op de verschillende locaties. Het project liep al even voordat hij het overnam van zijn voorganger. Edwin: “Ik stapte op een rijdende trein. Omdat Procurement Services onze vaste partner is en het contract met de vorige leverancier expireerde, hadden zij al een benchmark uitgezet voordat ik in het stokje overnam.” Jurrian Blom van Procurement Services legt uit dat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden: “Wij kennen de markt, de kengetallen en hebben een netwerk van betrouwbare leveranciers. Tegelijkertijd is elke markt en elke situatie anders. Je kijkt dus vooral ook naar de specifieke match van een leverancier met de individuele wensen en eisen van onze opdrachtgever. Geen copy paste dus.

 

Zoom in op flexibiliteit van de leverancier
“Dat klopt”, beaamt Edwin. “Er zijn toch best veel punten waar je specifiek op moet letten in ons geval, behalve de prijs. Flexibiliteit is heel belangrijk voor ons. Wat zijn de voorwaarden bij op- of afschalen bijvoorbeeld?

 

“Als je kijkt over welke schaal we het hebben en hoe snel alles up en running was, dan is dat wel echt een heel mooi resultaat!”
Edwin van Tankeren

 

Een leverancier moet daarin mee kunnen gaan. Maar ook, hoe gaat de implementatie in z’n werk en hoe zit het met de duurzaamheid van de apparaten? Daarnaast zit Livit op allerlei locaties, waaronder in ziekenhuizen. Het gaat daarbij vaak om persoonlijke en medische gegevens. De AVG is hierbij leidend en dat vraagt om het encryptet versturen van informatie naar de multifunctional.”

 

Leverancier werd PCI, die in de praktijk de flexibele partner blijkt te zijn waar Livit op hoopte. Arjan Vos is de contactpersoon vanuit PCI: ​“​​In principe voorzien wij organisaties met zaken waar een stekker aan zit en de dienst eromheen. We voorzien in complete werkplekken, IT gerelateerde zaken, printoplossingen en audiovisuele oplossingen. Alles zodat de klant zich kan richten op hun core business. Slechte multifunctionals worden er eigenlijk niet meer gemaakt. Het gaat veel meer over de specifieke klantbehoefte en de aansturing. Dan heb je het ook over software.”

 

Werk met implementatieteam voor soepele oplevering
Jurrian vult aan: “Softwarespecialisten van PCI en IT-collega’s van Livit hebben we bij elkaar gezet na de benchmark. Op basis van wensen en eisen hebben ze goed gekeken of de beoogde oplossing paste op de IT-omgeving van Livit.” Ook qua servicevoorwaarden heeft Jurrian elk detail nauwkeurig met Arjan afgestemd. Wat doe je bij niet kunnen leveren door schaarste? Daar ging PCI erg flexibel mee om. Ook de implementatie verliep zeer voorspoedig. Hierbij werkten PCI en IT van Livit wederom nauw samen. PCI werkt met een implementatiemanager, een implementatieplan en richt eerst een proefopstelling in.

 

Jurrian vat het traject samen: “Goede voorbereiding, mooie besparing ten opzichte van het vorige contract, een goede fit tussen opdrachtgever en leverancier, een nauwkeurig voorbereide implementatie en duurzame moderne apparaten die doen waar Livit behoefte aan heeft.” Edwin is dan ook erg blij over hoe het is gegaan: “Als je kijkt over welke schaal we het hebben en hoe snel alles up en running was, dan is dat wel echt een heel mooi resultaat!”

 

 

Blijf op de hoogte van de laatste trends & ontwikkelingen in de NPR inkoop markt.