CASE: inkoop schoonmaakmiddelen, -materialen, -machines en sanitaire voorzieningen

Schoonschip maken
Bij zwembaden is hygiëne een ‘no brainer’. Dat moet gewoon tiptop in orde zijn. Bij Sportfondsen Nederland weten ze dat als geen ander. Sportfondsen Nederland is met 550 locaties Nederlands grootste exploitant en dienstverlener binnen de sport-, welzijns- en recreatiebranche en had tot voor kort tal van leveranciers.

Bovendien heeft Sportfondsen een eer hoog te houden, want ze zijn ISO 9001 gecertificeerd. De vraag van Sportfondsen Nederland luidde: hoe kunnen we het aantal leveranciers terugbrengen, de kosten verlagen en tegelijkertijd de kwaliteit verbeteren?


DE UITDAGING

 

Één aanpak voor alle locaties is geen wissewasje
Om te beginnen heeft elke accommodatie binnen Sportfondsen Nederland de voorkeur voor hun eigen (reinigings)middelen en toebehoren. De uitdaging was dan ook, hoe kun je de locaties er zodanig bij betrekken dat je gezamenlijk tot zogenaamde ‘verdichting’ komt van dit complete pakket aan middelen en materialen? Zodat de keuzes worden gedragen door alle locaties van de Sportfondsen-organisatie met elk hun wensen en voorkeuren?


GRIP OP INKOOPPROCES

 

Draagvlak is essentieel
Procurement Services weet uit ervaring dat bij een dergelijk traject met veel verschillende belangen, het erg belangrijk is om beslissingen samen te nemen met een representatieve groep. Ofwel met verschillende disciplines binnen de organisatie. In dit geval waren er verantwoordelijken van het hoofdkantoor bij betrokken, een regiomanager, een aantal zwembadmanagers en Procurement Services als inkoopbegeleider. Het proces startte met het verzamelen van alle data. Wie zijn de bestaande leveranciers? Wie werkt met welke producten? Vervolgens heeft het inkoopteam het RFP-traject uitgerold, namen ze figuurlijk gesproken een duik in de praktijk met een bezoek aan twee zwembaden en hebben ze na een zeer zorgvuldige selectieprocedure een keuze gemaakt voor de Facility Trade Group.

 

HET RESULTAAT


Ook na inbreng van de katalysator gaat het werk door
Het belangrijkste resultaat is dat met veel enthousiasme van het inkoopteam de kluwen aan leveranciers is teruggebracht tot één leverancier voor alles. Daarmee is het pakket aanzienlijk “verdicht”. Sprekend voorbeeld zijn de 10 verschillende soorten toiletpapier die zijn teruggebracht tot 1 soort voor alle locaties. Maar eigenlijk begint het nu pas echt. De officiële startdatum is 1 januari 2020 en dus is Facility Trade Group druk bezig met de voorbereidingen om direct een soepele start te maken. Ze bezoeken de locaties en er wordt een webshop ingericht waarop alle partijen de geselecteerde middelen en materialen kunnen bestellen. Dat betekent meer gemak, snelheid en hogere kwaliteit tegen lagere kosten. Bovendien, ook niet onbelangrijk: veelal duurzamere producten. Is daarmee de kous af? Nee zeker niet! Want inkoop is een continuproces en het is niet voor niets dat het inkoopteam ook na de inbreng van Procurement Services blijft bestaan. Zij zullen de tevredenheid van de leden, de kwaliteit en prijs van de producten blijven monitoren. Om het te verwoorden als een wasmiddelenfabrikant: alles voor het schoonste resultaat!

 

Persbericht: https://facilitytradegroup.nl/sportfondsen-kiest-voor-expertise-van-facility-trade-group/