5 vuistregels voor succesvolle inkoop van zakelijke diensten: Balanceren tussen een goede relatie en heldere afspraken

Elk bedrijf koopt zakelijke diensten in en dat gaat, zeker bij grotere organisaties, om substantiële budgetten. Maar de ene zakelijke dienst is de andere niet en lastiger nog, niet elke zakelijke dienst laat zich eenvoudig vergelijken.

Toch zijn er een aantal vuistregels die elke organisatie als vertrekpunt zou moeten nemen om zakelijke diensten succesvol in te kopen. Dat begint met aandacht voor de relatie. Zakelijk weliswaar, maar de uitgangspunten bij een zakelijke relatie lijken verdacht veel op die uit het privéleven.

Daarom zijn dit de 5 vuistregels die bij elk zakelijk inkooptraject van toepassing zijn:

 

1. Kies voor chemie

Professioneel inkopen draait om een optimale balans tussen kwaliteit en prijs. Dat geldt zowel voor product gerelateerde inkoop als voor NPR (Non Product Related) inkoop. Maar bij zakelijke diensten begint het, net als in het ‘gewone’ leven, met chemie. Zonder goede ‘klik’, die uiteindelijk ook gebaseerd is op een goede overeenkomst van bedrijfscultuur, vertrouwen, zakelijke waarden en normen, loop je een grote kans dat een traject mislukt.

 

2. Bepaal het juiste referentiekader 

Welke (uur)tarieven is de organisatie nu gewend? Wat is het referentiekader? Hoeveel procent kunnen we hierbij afwijken, bijvoorbeeld ten gunstige van een hogere kwaliteit? Professionele inkoopadviseurs moeten beginnen met inzicht bieden. Als het goed is weten zij wat er te koop is. Daardoor zijn zij ook in staat om het referentiekader te toetsen aan de markt. Met dit benchmark-advies bepalen we de uitgangpunten voor het RFP-proces (Request For Reposal).

 

3. Ruim tijd in voor de teamselectie

De personen die in het begintraject aan tafel zitten, zijn zelden de personen die het werk alleen zullen uitvoeren. Het is daarom van groot belang om in een vroegtijdig stadium, nog voor het tekenen van de opdracht, deteamleden van de nieuwe partner te leren kennen en te beoordelen op hun capaciteiten en geschiktheid voor de taak. Dit voorkomt een valse start. In die zin is het sterk te vergelijken met een sollicitatieproces. Het CV kan fantastisch zijn, maar het gesprek dramatisch.

 

4. Leg afspraken vast in een Statement-of-work

Bij professionaliteit hoort ook het uitspreken en vastleggen van wederzijdse verwachtingen. Dat doe je bij een huwelijk of samenlevingscontract tenslotte ook. In een goed Statement-of-Work-document liggen alle zaken vast die betrekking hebben op tijd, geld, kwaliteit en de exacte invulling van de werkzaamheden. Dat doe je om de ruimte voor onduidelijkheid en discussie achteraf zo klein mogelijk houden, maar ook om zaken goed te regelen als het onverhoopt ooit tot een scheiding zou komen.

 

5. Houdt consequent de vinger aan de pols

Alles is geregeld en we gaan voorspoedig aan de slag. Mooi! Vaak neemt de waan van de dag beslag van ons en hobbelt de relatie voort. Onverstandig. Net als in het privéleven hebben goede zakelijke relaties onderhoud nodig. Op vaste momenten de tijd voor elkaar nemen, evaluatiemomenten inplannen en het toetsen van de KPI’s houdt elkaar scherp. Zodat ook ver na een zorgvuldig inkoopproces de relatie levendig én levensvatbaar blijft.