Het stereotype beeld van de vastgoedmakelaar is die van het strakke pak, de glimmende bolide en het statige kantoorpand. Maar tijden veranderen. Het toonaangevende internationale adviesbureau voor commercieel vastgoed CBRE liet met de intrek in een duurzaam kantoorpand al zien, dat deze traditionele conventies niet meer vanzelfsprekend zijn. Sterker nog, ze zijn achterhaald. Met duurzaamheid als belangrijke strategische pijler werd ook het leasebeleid kritisch tegen het licht gehouden. Elise van der Kallen, Senior Corporate Recruiter, vertelt hoe zij als onderdeel van het project team een bijdrage heeft geleverd aan een radicale omslag en wat dat heeft opgeleverd.
Elise werkt 5,5 jaar bij CBRE en is verantwoordelijk voor de werving op alle niveaus. Ook het mobiliteitsbeleid maakt deel uit van haar verantwoordelijkheid. “Het nieuwe beleid dat het bestuur in 2019 introduceerde, bestond uit drie pijlers”, vertelt ze. “Een medewerkers-, werkgevers- en duurzaamheidsperspectief. We zijn als organisatie op alle gebieden met duurzaamheid bezig. Als grote internationale speler binnen de vastgoedbranche pakken we onze voortrekkersrol. Ons streven: samen met onze relaties zorgen we voor 25 procent van de Nederlandse CO2-reductie voor commercieel vastgoed voor 2030. Uiteraard hebben we hierbij ook gekeken naar onze eigen bedrijfsvoering en vastgesteld dat ons wagenpark duurzamer kon.”
Nieuw mobiliteitsbeleid in 2019
Elise vertelt hoe de situatie was: “We hadden zoals veel commerciële bedrijven een echte leasecultuur. Veel verschillende auto’s, talloze opties, 7 verschillende leaseniveaus en natuurlijk een wagenpark met nog veel benzine- en dieselmotoren. Het nieuwe mobiliteitsbeleid waarbij functionaliteit en duurzaamheid voorop staan en waarbij de leaseauto geen arbeidsvoorwaarde is, deze verandering maakte veel los in de organisatie.
Dat vraagt om tact en helderheid. Auto’s hebben direct invloed op de persoonlijke situatie en dat realiseerde Elise zich heel goed: “Onze collega’s willen natuurlijk weten wat het betekent in hun specifieke geval. Wat gebeurt er met mijn lopende contract? Welk merk kan ik nog bestellen? Welk budget en welke opties? Of wat is het alternatief als ik afzie van een leaseauto? We hebben vanaf het begin duidelijk gemaakt dat het naast duurzaamheid ook ging om kostenbeheersing. Het feit dat kort na de implementatie Corona uitbrak heeft wel geholpen bij de acceptatie. Want wil je die hoge bijtelling nog wel als je auto zo veel stilstaat?”
Aflopend leasecontract en evaluatie merkenkeuze
Terwijl het stof van de veranderingen in het mobiliteitsbeleid nog niet was neergedaald, dienden zich in de zomer van 2020 de volgende mobiliteitsuitdagingen alweer aan. Op 1 januari 2021 liep het bestaande leasecontract met Alphabet af en CBRE startte hiervoor een gedegen inkooptraject. Parallel daaraan ontstond de wens om de merkenkeuze voor BMW opnieuw te evalueren en aan te besteden. In overleg met Xander Berendsen (Head of People Continental Europe), nam Elise het voortouw en betrok Martijn Heijmans van Procurement Services bij het project. Haast was geboden, want de complexiteit bij een organisatie van meer dan 500 mensen en een groot wagenpark, is bepaald niet gering.
Scenario’s ontwikkelen
“Voor mij was het allemaal nieuw, maar voor Martijn gelukkig niet”, zegt Elise lachend. “Ik had me niet gerealiseerd hoeveel factoren een rol spelen bij deze hele exercitie. We zijn eerst gestart met het opvragen van heel veel data. Prijzen, CO2-uitstoot, bijtelling. De complexiteit zit ‘m in de details. Bij prijzen gaat het bijvoorbeeld ook om verschillen tussen inzettarief en normtarief. Al die data afzetten tegen verschillende contractvormen, looptijden, merken en autotypes was echt een uitdaging. Maar het heeft ons enorm geholpen om de juiste keuzes te maken.”
Voorspoedige besluitvorming
Elise kijkt tevreden terug op het besluitvormingsproces: “Op een ochtend hebben we alle cijfers en data op twee grote schermen naast elkaar gezet en een beslismodel geformuleerd. Op basis hiervan zagen we vrij snel wat de beste optie was. Het was echt mooi om te zien hoe je op basis van al die input een beslissing kunt nemen. Ook het bestuur was na mijn presentatie overtuigd. Samen met Martijn hebben we het beslismodel heel zorgvuldig uitgedacht en elk cijfer was supergoed onderbouwd.
We zijn onder andere van een looptijd van 48 naar 60 maanden gegaan en we bieden nu een beperkte keuze van 6 modellen met allemaal dezelfde kleur. Daarbij zijn deze modellen elektrisch, Plug-in Hybrids of benzine. Diesel is geen optie meer. Je kunt je voorstellen dat veel mensen even met de ogen knipperden.”
“Het is een veel ingewikkeldere wereld dan dat je van tevoren bewust bent. Daarom was ik heel blij met de hulp van Procurement Services.”
Wat is het juiste merk voor CBRE?
Elise vond de definitieve merkkeuze uiteindelijk het spannendste en tegelijkertijd ook het leukste deel van het traject: “Naast het contract met de leasemaatschappij, verliep ook het contract met BMW. Procurement Services heeft de RFP uitgezet inclusief alle benodigde details. Dat is natuurlijk hun expertise. De race ging tussen PON, Volvo en BMW merken, waarbij de eerste er duidelijk bovenuit steeg. In de eindfase hebben we nog de definitieve dealer geselecteerd. Ook daarin hebben we belangrijke afspraken kunnen maken over onder andere importeurs- en dealerkortingen, voorraadauto’s en een kosteloze shuttlebus.”
Duurzamer én goedkoper
Elise vat het samen: “Kijk, vastgoed, salarissen en auto’s zijn voor de meeste organisaties in de zakelijke dienstverlening de belangrijkste kostenposten. Ook voor ons. En behalve dat we hiermee echt een enorme slag hebben gemaakt naar een duurzamer mobiliteitsbeleid, realiseren we ook een structurele besparing op de lange termijn. En dat in ongeveer 3 maanden! Het heeft ons veel inzicht gegeven. Je hoeft niet altijd de hoofdprijs te betalen voor iets goeds. Hoge bijtelling voor een auto die stilstaat is zonde van het geld en een duurzamer wagenpark draagt bij aan de doelstellingen van de organisatie. Ik ben heel blij hoe dit is gelopen. Zonder het vertrouwen dat ik van Xander heb gekregen en de professionele ondersteuning van Martijn, was me dit niet gelukt.”
