Hoe vervelend deze crisis ook is, er komen allerlei processen op gang die interessant zijn om te volgen. Neem het massale online thuiswerken. Zal het aantal thuiswerkuren na de crisis substantieel groter zijn dan ervoor? Het is koffiedikkijken. Maar door de versnelde adoptie, positieve ervaringen en onbedoelde neveneffecten zoals minder files, lagere CO2-uitstoot en een hogere arbeidsproductiviteit, is dit zeker niet ondenkbaar.
Nu voorsorteren
Het is op dit moment voor veel organisaties nog abrupt en ad hoc schakelen, en als ze na de crisis overgaan in een nieuwe routine, dan gaat dat niet zonder slag of stoot. Een thuiswerkplek moet tenslotte aan verschillende eisen voldoen. Van arbo tot arbeidscontract. Kijken we naar IT, dan moeten verbindingen solide zijn, moet data-security geborgd zijn en zal de wijze waarop je IT organiseert en hoe je processen inricht, ook op de schop gaan. Dat betekent nieuwe afspraken met bestaande leveranciers en mogelijk een zoektocht naar nieuwe. Wie daarover nadenkt, maar ook voor iedereen die sowieso meer grip op IT-procurement wil krijgen, kan daarop nu voorsorteren. Misschien niet met 130, maar wel alvast met 100 km/u.
Het begint met inzicht…
Op de eerste plaats hebben veel organisaties geen scherp beeld van hun IT-spend. En dat is jammer, want daardoor ontbreken de inzichten om een goede inkoopplanning te maken en mis je snel te realiseren besparingen. Belangrijke inzichten zoals:
* Wat is de totale spend?
* Wat is de verdeling over verschillende segmenten, zoals telefonie, software, hardware, clouddiensten, dataverbindingen etc.?
* Wie zijn de top-leveranciers?
…dan volgt meer structuur en grip…
Ten tweede zijn de processen, de taken en verantwoordelijkheden en inkoopplanning vaak niet vastgelegd. Ook dat is een gemiste kans. Daarom is het van belang om te zorgen voor een goede contractadministratie, projectplanning en begroting. Maar ook leggen we vast, wie wat doet en vooral ook wat niet. Een IT-specialist weet waar hij of zij over praat en is vooral goed in zijn eigen inhoudelijke domein. Hij of zij is niet per se de commerciële gesprekspartner van de sales manager van de leverancier. Bovendien vereist het inkoopproces ook veel tijd en energie die ten koste gaat van de eigen focus en die je vaak beter kunt overlaten aan iemand anders.
…en dat resulteert in meer overzicht en kostenbesparingen.
Tot slot is de prettige bijkomstigheid van een krachtige IT-inkoopstrategie dat er managementinformatie beschikbaar komt, informatie die er vaak voorheen niet was. Denk aan een supplier base overview, working capital improvement, cost avoidance en de contract pipeline, waarmee periodiek in een overzichtelijk dashboard onder andere is te zien wat je totale IT-uitgaven zijn per leverancier en hoeveel er wordt bespaard.
Misschien toch iets om over na te denken, juist ten tijde van een crisis?
