Verspreider folderpakketten Spotta pakt inkoopbeleid na fusie voortvarend aan
Tot 2020 domineerden twee partijen de markt voor huis-aan-huis-folderpakketten. Nog altijd een bedrijfstak met grote volumes. Spotta (voorheen onderdeel van PostNL) verspreidt liefst 5 miljard producten per jaar onder 5,2 miljoen huishoudens. Het bedrijf is eigendom van het consortium Arcis na een fusie tussen het oude Spotta en Axender. Aan de fusie gingen reorganisaties vooraf en de samenvoeging kwam tot stand in het coronajaar. Kortom, veel onzekerheid. Daarom stond een snelle integratie hoog op de agenda. Onderdeel van die integratie was het stroomlijnen van het inkoopbeleid. Xander Verhaal, finance manager van Spotta, had al positieve ervaringen met Procurement Services in zijn Axender-tijd en trok hen na de fusie direct weer aan boord. Met aansprekende resultaten als gevolg.
Corona last én verlichting
Xander benadrukt in het gesprek de noodzaak van de fusie: “Axender had al wat zware jaren achter de rug, dus eigenlijk begreep iedereen wel dat het niet anders kon. De fusie begon eind 2019 en ik was betrokken bij de onderhandelingen. Op Corona zat natuurlijk niemand te wachten, maar omdat de werkdruk tijdelijk afnam door mindere vraag, ontstond er meer tijd voor de integratie. Die hebben we daardoor versneld kunnen doorvoeren.”
Xander Verhaal, finance manager bij Spotta:
“We hebben onder andere ruim 2% op uitzendkrachten kunnen besparen en 7% op de folieverpakking. Tegen betere en duurzamere voorwaarden.”
Zonder PostNL toch besparen op uitzendkrachten
Xander vervolgt: “Ik wilde graag snel handelen want er was bezorgdheid om het missen van de inkoopkracht die PostNL voorheen met zich meebracht. Met onze flexibele schil zijn uitzendkrachten namelijk de grootste uitvraag die we doen.” En dan enthousiast: “Maar weet je wat het bijzondere is? We hebben zelfs een prijsdaling kunnen realiseren, echt top!“ Martijn Heitbrink van Procurement Services legt uit hoe ze dat hebben gerealiseerd: “Het vraagt om een heel kritische kijk naar de specificaties en naar wie je wel en juist niet uitnodigt. Bovendien kennen we de kostenopbouw van uitzendkrachten tot in detail. Zo hebben we door heel goed te kijken op regionaal niveau en per medewerkersprofiel, gunstigere voorwaarden kunnen afdwingen.”
Met spendanalyse 15 onderdelen onder de loep
Martijn geeft nog een extra inzicht: “Wat ook heel belangrijk is; zoveel mogelijk open kaart spelen. Zo heeft een leverancier meer inzicht in zijn financiële risico’s en winstgevendheid. Omdat het nieuwe Spotta nog altijd voor een aantal partijen een heel aantrekkelijke opdrachtgever is, creëer je zo een context om tot scherpe afspraken te komen. Dat geldt overigens niet alleen voor uitzendkrachten maar ook bij zoiets als folie. Daarom zijn we gestart met een spendanalyse.” Xander: “De spendanalyse geeft je toch veel nieuwe inzichten op verschillende disciplines. Zo hebben we vorig jaar 15 onderdelen onder de loep genomen. Naast uitzendkrachten en folie, bijvoorbeeld ook intern transport, software, autolease, energie, huur en kantoorartikelen.”
In- en externe data-analyse, een flinke uitdaging
“Bij een fusie komen er direct allerlei uitdagingen op je af”, zegt Xander. “Je hebt natuurlijk cultuurverschillen en verschillende systemen die je moet integreren. Beide aspecten maken het niet eenvoudig om de juiste data en inzichten uit de organisatie te halen.” Jeroen Ribberink van Procurement Services beaamt dit: “Dat klopt, maar je hebt ook een woud aan contracten bij twee partijen. Die inventariseren en onderling vergelijken, was heel veel werk.”
Een duurzame koers
Ondanks de uitdagingen rondom een fusie neemt Spotta ook nadrukkelijk haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Zo zijn ze de grootste werkgever van jongeren tussen 13 en 17 jaar, werken ze hard aan efficiëntere verspreiding door routes te optimaliseren en transport te verminderen. Maar vooral ook als het gaat om papier en de folieverpakking. Folders zijn bijna voor 100% gedrukt op gerecycled papier en de folies zijn minimaal van 25% gerecycled materiaal en voor 100% te recyclen. Ook bij het inkoopbeleid wordt hier sterk op gestuurd.
Goed verlopen trajecten
De conclusie is dat de samenwerking tot nog toe veel heeft gebracht, al lopen er nog interessante trajecten zoals het intern transport. Daar kunnen Martijn en Jeroen hun tanden nog wel even inzetten om door een groot aantal lopende contracten bij tal van leveranciers te stroomlijnen met als doel efficiënter en duurzamer in te kopen. Xander heeft er in elk geval alle vertrouwen in: “Wat ik wel mooi vind is dat de heren een weg hebben weten te vinden in deze nieuwe situatie. Ik had verwacht dat er meer weerstand op zou zitten en het vraagt sowieso de nodige diplomatie. Voor mij zijn dit dus echt heel goede trajecten geworden en wat Procurement Services betreft, het zijn gewoon ook heel fijne gasten!”
