Procurement Services hielp Madurodam met selectie van nieuwe horecaleverancier

Het beroemde familiepark is al meer dan 70 jaar een publiekstrekker. Het park is 365 dagen per jaar open, heeft jaarlijks circa 600 duizend bezoekers en faciliteert ook nog eens 250 grotere en kleinere events. Horeca Manager Jan-Willem Mulder heeft flink wat op zijn bord en zocht een nieuwe Food & Beverage leverancier. Michel Jonkers van Procurement Services hielp hem hierbij en het resultaat was meer dan ´klein bier´.

Veel activiteit met beperkte ruimte
Jan-Willem werkt 7 jaar bij Madurodam en heeft een rijke loopbaan in de horeca. Van Joop Braakhekke tot het Amstel Hotel, maar ook als zelfstandig ondernemer. Hij weet dus als geen ander wat er te koop is en zag veel verbeterpunten: “Bovendien is het niet verkeerd om ook eens te vergelijken met andere leveranciers.” Met het grote aantal bezoekers en events, zijn er dagelijks flink wat uitdagingen. Jan-Willem: “De publiekscatering moet altijd doorlopen en we hebben soms wel 4 events per dag. Van vergadering tot galadiner. De grootste uitdaging is het ombouwen van de zalen en voor de keuken geldt: dat de gerechten altijd van een constante en hoogstaande kwaliteit moeten zijn.”

Leveringen flexibel afstemmen op het seizoen
Met die werkdruk en met de beperkte ruimte op locaties als in tijd, moet alles kloppen. Madurodam heeft twee leverlocaties en dat heeft organisatorisch wel wat voeten in de aarde. Er ontstond een behoefte aan een partner die aan onze wensen kon voldoen. Michel stelde samen met Jan-Willem het eisenpakket op en bereidde de tender zorgvuldig voor. Michel: “Madurodam heeft te maken met een hoog- en laagseizoen en in de tender hebben we een knop geactiveerd waar Jan-Willem aan kan draaien; afhankelijk van het seizoen kan hij de leveringen nu veel eenvoudiger bijstellen. Lekker flexibel dus!”

Logistiek uit de prijs
Michel vervolgt met de uitleg van zijn aanpak: “Bij de tender hebben we er ook bewust voor gekozen om logistiek uit de prijs te halen. Daarmee krijg je een objectievere vergelijking. Maar ook andere praktische zaken zijn van belang. De nieuwe leverancier bezorgt nu bijvoorbeeld op de horecapunten in het park, in plaats van tot aan de voordeur.” Jan-Willem vult hem aan: “Bij ons is het ook van belang dat je 6 dagen per week kunt leveren. En natuurlijk kijken we naar de betalingsvoorwaarden. Al onze wensen namen we mee in de tender en zo krijg je echt een heel goed inzicht in de verschillende leveranciers.”

Letten op prijs én kwaliteit
Inmiddels werkt Madurodam bijna 2 jaar naar tevredenheid met Bidfood. Deze nieuwe leverancier heeft een prettig bestelsysteem voor het monitoren van allergenen en voor het real time inzicht of iets nog op voorraad is. Zo weet je beter wat je kunt krijgen of niet. Michel komt nog even terug op de tender: “Bij Procurement Services hebben we veel van dit soort tenders gedaan. We weten dus precies waar we op moeten letten. Dan gaat het natuurlijk over kwaliteit en prijs, maar ook over zaken als retouren en naleveringen. En is er een match?” Wat dat laatste betreft is Jan-Willem enthousiast: “Bidfood is een goed benaderbaar bedrijf. Ik had op een dag 10 bosjes rozemarijn nodig. Die waren niet meer op voorraad. Onze accountmanager is alle groenteboeren afgegaan en heeft ervoor gezorgd dat ik het toch kreeg. Het stond niet eens op de rekening!”

Partnership betaalt zich terug
“Vaak krijg je leveringsvoorwaarden van de leverancier opgelegd, maar wij hebben het omgedraaid”, zeg Jan-Willem enthousiast. “Zo zit ook in de deal met Bidfood dat ze jaarlijks een x-aantal toegangskaarten afnemen en evenementen organiseren bij ons. Echt partnership dus. Met de komende uitbreiding van het park is het fijn dat we een leverancier hebben die meegroeit. Om deze goede deal te maken was het heel prettig voor ons om de expertise van Michel erbij te hebben. Als ik Procurement Services moet typeren dan zou ik zeggen deskundig, accuraat en prettig om mee samen werken!”