Compass Group verduurzaamde visassortiment van 22% naar 85% tegen 7% lagere kosten
Compass Group is wereldwijd de grootste bedrijfscateraar. In Nederland bedient het bedrijf maar liefst 600 locaties. Het zijn uiteraard pittige tijden in de branche en juist daarom is kritisch inkopen op alle categorieën van wezenlijk belang. Maar de standaarden liggen al bijzonder hoog bij Compass en daar doet het bedrijf ook geen concessies aan. Sterker nog, waar progressie gemaakt kan worden, zeker als het om duurzamere inkoop gaat, zijn de ambities groot.
Wereldwijde ambitieuze doelstellingen
Denk daarbij aan palmolie, eieren en vis. Wereldwijd is de Compass-doelstelling om minimaal 50% van de totale inkoopwaarde van vis duurzaam in te kopen. Concreet betekent dat MSC of ASC gecertificeerd. Hedwig Davelaar werkt na onder andere functies bij Marqt en Mars, nu ruim 2 jaar als Senior Buyer bij Compass en is verantwoordelijk voor alle vers- en diepvriesproducten binnen een klein team inkopers. Hedwig: “Als ik kijk naar de markt van foodservice, dan zie je steeds meer aandacht voor duurzaamheid, maar we liepen hierbij wel achter op retail. Vooral onder aanvoering van overheidsinstellingen, banken en verzekeraars begint dat nu gelukkig te veranderen. En dat sluit ook goed aan bij onze eigen doelstellingen.”
Keten als troebel water
Procurement Services werkte al enige tijd voor Compass. Na een uitgebreide spendanalyse en trainingen voor inkoop en category management, werden ook directe inkoopprojecten benoemd om zo samen met het Compass-team invulling te geven aan de nieuwe doelstellingen van Compass. Waaronder dus het inkoopbeleid van het uitgebreide verse visassortiment. Bij de vorige leverancier liep het contract af en duurzaamheid kwam er wat bekaaid af. Wat vooral ook opviel, was de weinig transparante keten met diverse tussenschakels. Tijd dus voor meer inzicht en helderheid.
Grote klanten met specifieke wensen
Michel Jonkers, als projectmanager namens Procurement Services verantwoordelijk voor dit traject: “Het kon dus veel transparanter en inzichtelijker. Daar kregen we ook garanties op. Je moet de vraag dan wel goed uitzetten in zo’n categorie. Dat betekent bijvoorbeeld dat je de drijfveren van de leveranciers moet kennen en goed moet doorgronden hoe de keten is opgebouwd. En welke certificeringen gebruiken ze?.” Hedwig vult Michel aan over het belang van een hoogstaand visassortiment: “We hebben locaties waar we echt op hoog niveau koken. Bijvoorbeeld voor de board van ING. De kok wil in zo’n geval keuze hebben uit verse vis van het seizoen. Of neem Huawai Nederland. Daar werken veel Chinezen en die vragen om een grote variatie. We moeten dus in staat zijn om op verschillende niveaus met een diversiteit aan eisen, te voldoen aan de wensen van onze klanten.”
Aan de slag met strakke planning, inkoop-tool en inkoopteam
Bij de start van een inkoopproject gaat Procurement Services gestructureerd te werk. Michel: “We starten altijd met een samenstelling van het inkoopteam, waarin we de wensen en eisen van de organisatie opnemen in een projectdocument. Inclusief een stappenplan en tijdspad. Bovendien werken we met Negometrix-software die het inkoopproces digitaal stroomlijnt, waardoor Excel- en Word-bestanden overbodig zijn. Je krijgt hiermee veel consistentere, beter vergelijkbare biedingen en ook het hele proces verloopt veel soepeler.” Voor dit traject werd een team samengesteld met daarin mensen uit de operatie, finance, inkoop en niet te vergeten, de culinaire specialisten. Het gaat om een versproduct met een korte tht (tenminste houdbaar tot-datum) en dan wil je wel de zintuigen laten werken.
Proefsessies tijdens corona, hoe doe je dat?
Het bijzondere van dit inkooptraject was dat alles via Teams ging. We zijn er natuurlijk steeds meer aan gewend geraakt, maar zeker op dat moment was het een ervaring op zich. Even de leverancier bezoeken en proeven, was er niet bij. Daarom besloot het team om de verschillende producten te laten toe sturen om zo de culinaire specialisten in staat te stellen de producten te testen. Drie partijen leverden hun producten aan en dat leidde tot twee leveranciers voor extra testen. Door specifiek naar seizoensproducten te vragen, ontstond ook een goed inzicht in de kwaliteitsverschillen. Uiteindelijk werd beoordeeld op 5 aspecten. Geur, Kleur, Smaak, Consistentie en Acceptabel / Niet Acceptabel.
Een inkoopresultaat voor fijnproevers
Keurmerken waren een belangrijke richtsnoer, maar ook de rode vislijst met bedreigde vissoorten was een belangrijke leidraad. Hedwig: “Uiteindelijk waren we allebei verrast over de uitkomst. We zaten eerst op 22% duurzame vis en met dit project zijn we in Nederland naar maar liefst 85% gegaan! Ruim boven onze doelstelling. Ook door leveranciersconsolidatie, eliminatie van onnodige schakels in de supply chain en assortiment-rationalisatie, is het gelukt om nog eens een besparing van 7% op de inkoopkosten te realiseren.” Michel vult aan: “De verwachting was dat als je gaat verduurzamen dan zal het ook wel duurder worden. Deze case leert dus dat het beter én goedkoper kan.” Hedwig: “Met deze uitkomst maak je iedereen blij. Hogere kwaliteit door een kortere keten, een betere prijs en ook nog eens duurzamer. Hoe mooi is dat?”
Drie belangrijke aandachtspunten bij inkooptrajecten versproducten:
1. Stel een inkoopteam samen zodat alle belanghebbenden vanaf de start hun wensen en eisen kenbaar kunnen maken. Ook is hiermee iedereen onderdeel van het proces.
2. Ontrafel de keten om onnodige schakels te elimineren.
3. Stroomlijn het inkoopproces digitaal met bewezen softwaretools als Negometrix.
