Maar de kracht van het multidisciplinaire IT-inkoopteam betaalt zich snel terug
De naam Swinkels is onlosmakelijk verbonden met het bekende Brabantse biermerk Bavaria. Inmiddels bestaat het concern – dat opereert onder de naam Swinkels Family Brewers – uit diverse merken, brouwerijen en verkoopkantoren wereldwijd. In IT zijn connectiviteit en security cruciaal voor het functioneren van deze bekende Brabantse onderneming, maar op het eerste gezicht niet het meest complexe onderdeel. Juist door die grote diversiteit aan locaties en de enorme tijdsdruk waarmee het project tot stand moest komen, was het desalniettemin geen eenvoudige opgave. Een interessant project met waardevolle inzichten.
Flinke uitdaging wereldwijd
Pepijn Schoenmakers (Strategic Buyer NPR), verantwoordelijk voor inkoop van onder andere IT, marketing, facilitaire zaken (o.a. carlease en travel), vertelt over de uitdaging waar ze voor stonden: “We hadden een harde einddatum van het contract voor connectiviteit bij de vorige leverancier en ook geen uitloopmogelijkheid. Bovendien hebben we in deze organisatie te maken met verschillende vestigingen in Nederland de UK en Ethiopië (totaal 15 sites). Met het oog op de implementatietijd van 8 maanden moesten we echt heel snel schakelen en dus ook heel snel een andere leverancier vinden.”
Anders dan anders
Maurice Rijnen (Global IT Director) beaamt de complexiteit: “Als je praat over connectiviteit en security dan voelt het als gas, water en licht. Het lijkt eenvoudig, maar dat is het dus niet. Het project was echt anders dan anders en had veel tijdsdruk. In het begin wilden we het als twee separate projecten uitvoeren, maar uiteindelijk hebben we besloten om het samen te voegen. Bovendien was ook de internationale aanpak een extra factor en het raakt heel veel afdelingen. Verder koop je feitelijk geen techniek, maar een service. Het is net als een Tesla. Na een update heb je ook een andere auto.”
Suzanne van Delft (projectmanager bij Procurement Services), vult aan:
“Je koopt niet een stukje hardware maar een dienst, dat heeft een heel andere architectuur.”
Het verbinden van verschillende bloedgroepen
Het moest dus snel en het was omvangrijk, maar de grootste uitdaging lag op een ander vlak. Maurice: “De grootste uitdaging was aanvankelijk niet zozeer technisch van aard, die was vooral organisatorisch van aard; namelijk om de verschillende bloedgroepen bij elkaar te brengen. Dit project treft verschillende interne disciplines en ook verschillende externe partijen. Het was daarom erg belangrijk om eerst de juiste taken en verantwoordelijkheden te bepalen. Voor zo’n aanzienlijk project en complexiteit hadden we behoefte aan een externe partner die over alle disciplines heen het proces in goede banen kon leiden.”
Multidisciplinair samenwerken vanaf het eerste moment
Er werd een project- en stuurgroep in het leven geroepen. Een stuurgroep met Suzanne in de lead. Deze groep werd verantwoordelijk voor de eindbeslissingen op basis van de input van de projectgroep. Pepijn vertelt hoe de samenstelling van de stuurgroep werd bepaald: “We hebben in het begin heel goed gekeken wie de stakeholders zijn en wie er in de stuurgroep moesten zitten. Dat heeft heel erg geholpen in de voortgang.” Suzanne vult aan: “In het projectteam zaten we met z’n zessen, maar ook buiten die groep konden we een beroep doen op specialisten. Er waren kortom veel betrokkenen en dat hebben we strak georganiseerd om de selectieprocedure in goede banen te leiden. Het is heel belangrijk dat je vanaf het eerste moment multidisciplinair samenwerkt in plaats van volgordelijk.”
De balans tussen harde en zachte selectiecriteria
De kunst van een goede selectie is niet alleen een goede organisatie, maar ook het vermogen om de juiste cultuurmatch te maken. Dat klinkt misschien wat soft, maar blijkt cruciaal voor een succesvol partnership. Maurice: “Je moet door de harde afspraken heen, dat spreekt voor zich, maar daarna zijn de zachtere factoren heel belangrijk bij de uiteindelijke beslissing.” Het werpt wel de vraag op hoe je daarop selecteert? Volgens Pepijn begint dat al aan de voorkant: “Je kijkt naar een leverancier, naar hun eigen omvang, het type en het aantal klanten, de omzet, de visie, locatie. Dat geeft gelijk al een gevoel.” Maar ook de vraagstelling draagt daaraan bij, zegt Suzanne: “Om een beter beeld van een leverancier te krijgen, helpt het om functionele vragen op een bepaalde manier te stellen en door goed te kijken hoe daar vervolgens op gereageerd wordt.”
Van longlist (15) naar definitieve keuze
Suzanne somt in hoog tempo de stappen op van dit inkoopproces waarin die harde en zachte criteria elkaar opvolgen: “Inventarisatie, specificatie, de juiste organisaties selecteren. Gaan voor het hoogst haalbare en geen compromissen sluiten. Van long naar short list. RFI trajecten doorlopen, gesprekken voeren, offertes uitvragen, elkaar en cultuur leren kennen. We zijn vertrokken met een longlist van 15 leveranciers. 7 Partijen hebben zich vervolgens persoonlijk voorgesteld en uiteindelijk hebben we 4 partijen uitgenodigd om het RFQ-proces in te gaan.” Maurice: “Het was een heel spannende eindstrijd met twee partijen, maar uiteindelijk is er op het laatst gekozen voor een partij die vooral qua cultuur beter bij ons paste.”
“We hebben het binnen budgetdoelen en tijd kunnen realiseren inclusief het contracteren, wat toch vaak een uitdaging is. Dat is heel erg snel”
Pepijn Schoenmakers, Strategic Buyer NPR
Oei, gaat het allemaal wel lukken?
Het is een cliché, maar ook in dit traject bleek een goede voorbereiding het halve werk. Maurice: “We hadden heel veel hobbels verwacht. Het is net als je thuis gaat schilderen; eerst ga je alles schuren, afplakken en afdekken. Dat is veel werk voordat je ook maar een streek met de kwast op de muur zet. De voorbereiding was wat stug en dan denk je ‘oei gaat het allemaal lukken’. Maar juist door eerst door die zure appel heen te bijten, kun je daarna versnellen. Dat is ook de verdienste van Procurement Services. Zonder wrijving geen glans. In de voorbereiding was er de nodige discussie over hoe we intern en met externe partijen zouden samenwerken. Suzanne was in staat om de lastige punten ter discussie te stellen en om zo een uitgangspositie te creëren op weg naar de juiste oplossing.”
Bevredigend resultaat
De deadlines werden gehaald en de nieuwe leverancier is aan boord. Maurice kijkt met een goed gevoel terug op het project:
“Wat mooi is dat je wereldwijd, zoals ook de productiesite in Ethiopië, in dezelfde protocollen kan laten meelopen en daar ook de security op het gewenste niveau kan brengen. Mooie bijkomstigheid is dat we het uiteindelijk ook tegen gunstigere voorwaarden hebben kunnen afsluiten.”
Wereldwijd inkopen van connectiviteit en security vereist een grondige aanpak, gebaseerd op drie uitgangspunten:
1. Een goede voorbereiding is key. Bij een IT project van dergelijke omvang is het essentieel om direct belangen, taken en verantwoordelijkheden scherp te krijgen. Hoe verhouden die zich tussen IT, inkoop, de business en externe partijen?
2. Aansluitend daarop: zorg dat je werkt met een multidisciplinair team vanaf de start, zodat alle disciplines direct aan tafel zitten en niet pas in tweede lijn input geven.
3. Maak de match niet alleen op harde criteria maar kijk ook heel goed naar de bedrijfscultuur en de match met je eigen organisatie. Connectiviteit en security gaan niet louter over techniek, maar vooral over de dienstverlening die eraan is verbonden.
