Hoe krijgt de maakindustrie makkelijker grip op inkoopprocessen met E-sourcing?
Steeds meer, vooral grotere organisaties, weten de digitale weg te vinden naar E-sourcing. Logisch, want werken met een goed geoutilleerde webbased inkooptool biedt veel voordelen. Procurement Services organiseerde op 4 april in samenwerking met Negometrix (leverancier van slimme inkoopsoftware) het event “E-sourcing in de praktijk”. Over hoe je tenders efficiënter en effectiever maakt.
Beter denkwerk en scherpere keuzes
Voor elke tool die je gebruikt geldt hetzelfde mantra: als de input niet goed is, krijg je ook niet de gewenste output. Het gebruik van een tool begint dus met goed nadenken. Als je alle inkoopdata goed in de tool invoegt dan creëer je een objectieve meetlat, maar het dwingt je tegelijkertijd om vooraf al duidelijke keuzes te maken. En ja, dat denkwerk vraagt soms tijd. Een investering die je overigens dubbel en dwars terugverdient in een later stadium. Je gaat er veel sneller door werken en je borgt kennis en maakt hergebruik mogelijk. Zo wordt elk toekomstig inkoopproject voor hetzelfde inkooponderwerp een stuk eenvoudiger, sneller en vooral van betere kwaliteit. Dat staat mooi op papier, maar hoe werkt dat in de praktijk?
Klantcase 1: Het inkopen van complexe technische diensten bij High-Tech bedrijf regio Eindhoven
Wie niet in de business zit, zal kalibratiediensten niet direct iets zeggen. Dus we leggen het even uit. Je hebt allerlei meetapparatuur in de industrie en die meetinstrumenten moeten zo nu en dan gecontroleerd of bijgesteld worden. Kalibreren dus. Kalibreren is het vergelijken van de metingen van een instrument met die van een ander instrument om een eventuele fout te ontdekken. Dat is geen core business voor het High-Tech bedrijf uit Eindhoven, maar wel onmisbaar in het proces. Verkeerde metingen zorgen voor foutieve producten en dat betekent kans op kostbare claims.
Hoe deze klant terugging van 17 naar 4 leveranciers
Een inkoop team werd samengesteld en NPR inkoopspecialist Muriel Claassen van Procurement Services heeft het proces begeleid. Zij lichtte de casus toe tijdens de bijeenkomst. De klant heeft diverse locaties in 4 Europese landen. Voor de kalibratiediensten werkten ze tot voor kort met maar liefst 17 leveranciers waarvan 1 leverancier die leverde op meerdere plekken. De spend aan deze diensten bedraagt toch al snel enkele tonnen. Kortom er was geen uniformiteit en geen onderlinge uitwisseling over vergelijkbare en beschikbare meetinstrumenten bij zusterlocaties. Met de begeleiding van Procurement Services ging de klant drastisch terug in aantal leveranciers, verbeterde de kwaliteit en werd een kostenbesparing van 16% gerealiseerd. Daarmee werden de doelstellingen ruim overtroffen. Dankzij het gebruik van de e-sourcing tool is dit complexe inkooptraject efficiënt en effectief uitgevoerd.
Klantcase 2: E-sourcing tool bij franchise-organisatie
Deze case is een succesvol voorbeeld van de inmiddels diverse cases onder de hoede van Procurement Services. Vooral voor Non-Product-Related (NPR) inkoopprojecten, maar ook voor primaire inkoop. Zo presenteerde Marco van Rooy van Procurement Services een voorbeeld van primaire inkoop bij een grote franchise-organisatie. Hier werd twee keer per jaar in een heel kort tijdsbestek een identiek inkoopproces doorlopen. Iedere franchisenemer doorliep daarna echter ook nog z’n eigen inkoopproces en maakte z’n eigen leverancierskeuzes. Er is gestart met gezamenlijk inkopen middels inkoopteams met belangrijke stakeholders. De e-sourcing tool heeft geholpen om bij deze repeterende inkoop steeds tot een snel en efficiënt inkoopproces te komen. O.a. door gezamenlijk keuzes te maken en te sturen op standaardisatie is de deelnamegraad aan de centrale contracten binnen twee jaar gestegen van 50 naar meer dan 85%.
6 takeaways voor elke inkoopprofessional en procurement manager die wil gaan werken met E-sourcing:
1. Het is een open deur, maar zorg voor de juiste input. Dat begint met een goede voorbereiding, een uitgebalanceerd inkoopteam, een scherpe marktscope en een heldere uitvraag. De tool is een handig hulpmiddel, maar doet natuurlijk niet het denkwerk vooraf. Betrek hier altijd de juiste mensen bij en neem er de tijd voor!
2. Stel veel gesloten vragen. Belangrijk voordeel van de tool is dat deze geen ruimte geeft aan leveranciers om creatief te antwoorden. Antwoorden kunnen maar op één manier geïnterpreteerd worden. De bekende ‘ja, maar’ is niet meer mogelijk.
3. Maak gebruik van de efficiënte Q&A-module. Door al vroeg in het proces te antwoorden, voorkom je veel dubbele vragen.
4. Leveranciers moeten soms even wennen, maar zijn achteraf over het algemeen positief over het gemak van de tool. De tool biedt dus niet alleen gemak voor de inkopende partij.
5. Gebruik de archieffunctie van de tool in alle stadia van je leveranciersmanagement. Voorkom hiermee archivering in de mail of op netwerkschijven.
6. Bij uitgebreide RFI/RFP-trajecten bij veel leveranciers of bij repeterende inkooptrajecten levert het gebruik van de tool veel tijdswinst op. Echter ook bij de kleinere trajecten biedt de standaard werkwijze al belangrijke voordelen.
Wilt u meer grip op uw NPR inkoop? Onze NPR inkopers helpen u met inzicht te bieden in uw besparingspotentieel en in de mogelijkheden de processen en structuur van uw NPR inkoop te verbeteren. Neem contact op met een van onze NPR professionals.
