De 4 belangrijkste selectiecriteria bij Global HR inkoop

Elke HR-vraagstuk is anders. Want elke organisatie is uniek, elke branche verschilt en ook het deel van de wereld waar je actief bent, is van belang. En hoewel de prijs bij inkoop altijd een belangrijke rol speelt, is het zeker bij HR vooral de kwaliteit die zich terugbetaalt. Twee door de wol geverfde inkoop-professionals bij Procurement Services kennen het klappen van de zweep en weten precies waar ze op moeten letten bij de inkoop van payroll.

Het begint met marktonderzoek
Het zijn Debora en Dana om precies te zijn. Debora Camargo heeft veel internationale ervaring, werkt voor opdrachtgevers aan wereldwijde payrollcontracten en Recruitment Process Outsourcing. Dana Verboom doet veel aan de inhuurkant, vaak in combinatie met mobiliteit. Debora legt uit hoe je een project start: “Je begint eerst met marktonderzoek. Wie zijn de top spelers? Om welke profielen gaat het? Daarna leggen we contacten. Passen ze bij onze opdrachtgevers en hun strategie? Wat zijn de doelen? Om hoeveel landen gaat het? Wat is de coverage? Dan volgt de RFP.”

Gevraagd: Partners die up to date blijven
“HR is zeker niet een prijs gedreven aangelegenheid”, vult Dana aan. “Kwaliteit is echt het allerbelangrijkste punt.” Dat vraagt om uitleg, want wat is die kwaliteit dan precies? Dana: “Dat zijn meerdere aspecten, maar het begint met wet- en regelgeving. Je bent erg gebonden aan lokale (nationale) wetgeving en er zijn maar weinig partijen die ook op dat gebied alles echt goed voor elkaar hebben. Vooral als het gaat om up to date houden daarvan. Sommige leveranciers hebben al moeite met de Benelux.” Debora: “Een leverancier moet ook meebewegen met de trends en ontwikkelingen. Denk aan kortere dienstverbanden, duurzaamheid, remote werken, diversiteit en inclusiviteit.”

Voorkomen van consultancy uren
Tegelijkertijd is het aantal geschikte global payroll bedrijven beperkt. Daarom is het niet altijd eenvoudig om één goed platform voor alle type medewerkers te vinden waar je binnen één omgeving alles terugvindt, ook per land. Debora: “Sommige grote partijen hebben dat maar beperkt en dat betekent dat je veel consultancy uren krijgt in de loop van de samenwerking. Dat wil je voorkomen.” Dana kan dat bevestigen: “Dat is precies het punt. Dus je kunt beter wat meer investeren aan de voorkant, dan kiezen voor een bekend brand/global player, die wel de naam heeft maar niet de innovatieve systemen.”

De juiste match overstijgt HR
“Wat interessant is bij dit soort trajecten, dat je echt heel goed moet uitzoeken wat de beste match is. Niet alleen met HR, maar ook met IT, finance en de cultuur van de opdrachtgever”, vervolgt Debora. “Naast kwaliteit en prijs ben je als inkoopadviseur vooral bezig met het maken van de juiste (cultuur)match. Dat vraagt ook om kennis van verandermanagement. Wat betekent de overgang naar een nieuwe leverancier? Past die wel bij onze opdrachtgever? Is de organisatie daarop toegerust, is er een fit qua cultuur, ambities en mentaliteit?“

Succesfactor ná selectie
Beide dames benadrukken het grote belang van contractmanagement. Uiteindelijk wordt het succes niet alleen bepaald door de keuze zelf, maar vooral door wat er daarna gebeurt (of juist niet). Contractmanagement en monitoring zijn daarom ‘key’ voor het succes. Ook daar voegt de inkoopprofessional waarde toe. Die kijkt dwars door omvang en imago’s heen. Brengt objectiviteit en ervaring mee in de selectieprocedure, heeft grondige marktkennis, voorkomt marktblindheid, is in staat om een echte match te maken en kijkt vooruit door heldere kpi’s vast te leggen en performances te blijven meten. Waarna Dana afsluit: “En die dus durft te kiezen voor een kleinere innovatieve speler omdat de grote bekende partij misschien wel de naam heeft, maar niet meer de kwaliteit die vandaag gevraagd wordt.”

De 4 belangrijkste selectiecriteria bij Global HR inkoop:

• Actuele kennis en data van (lokale) wet- en regelgeving
• Innovatief up to date systeem
• Cultuurmatch met opdrachtgever en afzonderlijke bedrijfsdisciplines
• Outlook performances na oplevering