Procurement Services hielp DynaGroup bij nieuwe contracten voor BHV-trainingen en keuringen: meer inzicht, meer grip en lagere kosten.
De wettelijk verplichte BHV-trainingen en -cursussen zijn net als verschillende aanverwante keuringen niet gelijk de eerste prioriteit van een bedrijf als het gaat om inkoop optimalisatie. Maar voor een Compliance Manager is het zeer relevant om dit te optimaliseren. Je moet het goed regelen en je wil ook weten welke medewerker welke training gedaan heeft. Zeker bij meer vestigingen en een groot aantal medewerkers, zoals bij Dynagroup, is het ‘serious business’. Hoe organiseer je dat 100% compliant alsook op een kostenefficiënte manier?
Dat was de vraag die Cindy van der Heijden, Compliance Manager bij DynaGroup, stelde aan Kitty van Vloten-Martin van Procurement Services. Kitty begeleidde DynaGroup van een ongewenste situatie (meerdere leveranciers en onvoldoende inzicht) naar een nieuwe invulling. Dankzij een zorgvuldige selectie van de juiste leverancier, is nu alles onder één dak geregeld tegen lagere kosten. Een geruststellende gedachte voor Cindy. Maar dat ging niet zomaar.
Start met spendanalyse
Cindy vertelt waar ze tegenaan liep: “We waren met zeven vestigingen heel decentraal georganiseerd qua BHV; elke vestiging had het zelf georganiseerd. Ik wilde graag meer grip, inzicht en uniformiteit. We werkte al met Procurement Services en toen heb ik Kitty gevraagd om mij te helpen.” Kitty: “We zijn gestart met de spendanalyse. Welke leveranciers hebben we nu? Wie doet wat? Zijn we daar tevreden over? Wat zijn de kosten? Met een stuk of acht leveranciers was dat een hele puzzel. Sommige zaken liepen ook nog via de verhuurder.”
Een flink pakket
Cindy licht toe waar het precies allemaal om draait: “Het totale pakket bestaat uit BHV-opleidingen, keuringen van blus- en EHBO middelen (AED) en het uitvoeren van de RIE. Verder was ik op zoek naar kennis van logistiek. Komt nog bij dat ik ervan overtuigd ben dat BHV’ers ook beter handelen als ze goed zijn opgeleid. Niet te veel theorie, maar vooral ook praktisch.” Kitty sluit daarop aan: “Wat ik mooi vind aan Cindy’s benadering is dat het BHV-certificaat bijna bijzaak lijkt. Ze wil dat de mensen ook echt kunnen handelen als er iets gebeurt. Die focus, dat helpt enorm.”
Een goed volgsysteem was een belangrijk criterium
“Eerst was de vraag of we er nieuwe leveranciers bij wilden betrekken. Want er zaten al veel goede partijen tussen die ook landelijk werken. Ook een goed volgsysteem was een belangrijk punt”, zegt Kitty. Cindy vult aan: “Voor mij is het ook heel belangrijk dat ik een stukje ontzorgd kan worden. Een BHV-leverancier moet de trainingen flexibel kunnen plannen, aangezien we in een 24/7 5-ploegen systematiek werken over meerdere vestigingen.”
“Ik vind Procurement Services heel deskundig, een drijvende kracht, professioneel en een proactieve partner.”
Keuze valt op bestaande leverancier
Cindy: “Je zag ook in de analyse dat je appels met peren aan het vergelijken was tussen de verschillende leveranciers die de diensten op hun eigen manier aanbieden”. Kitty: “Deze verschillen hebben we zorgvuldig vergeleken. Er bleven twee partijen over die een all-in offerte uitbrachten. BRN, een bestaande leverancier bij een aantal vestigingen, is het uiteindelijk geworden.”
Kennis uit de praktijk
“In het Noorden werken we al langer met BRN en daar hadden we heel goede ervaringen mee”, vervolgt Cindy. “Ze hebben alles in hun pakket, verstand van logistiek en repair en ze kunnen landelijk werken.” Martine Schouten, de contactpersoon bij BRN Brandbeveiliging, haakt aan bij het gesprek: “Bij BRN zijn we mensen uit de praktijk; oud brandweermannen en verpleegkundigen. En we werken met een cursisten-administratiesysteem. Alle
deelnemers krijgen een persoonlijke bevestiging en met onze rapportages heeft Cindy precies in beeld wat voor wie is gepland en wie wat heeft gedaan. Maar ook het contact en de betrokkenheid van Cindy zelf is heel fijn: als ik haar een spoedappje stuur op zondagochtend dan kan dat gewoon.”
Betere kwaliteit, lagere kosten
Uiteindelijk gaat het om het resultaat. En daar is Cindy heel blij mee: “Het is heel fijn dat Kitty je ondersteunt, de analyses maakt, meetings inplant, een bepaalde druk erop houdt. Ik vind Procurement Services heel deskundig, een drijvende kracht, professioneel en een proactieve partner.”
Dankzij het volgsysteem van BRN heeft DynaGroup nu een volledig overzicht op persoons- en locatieniveau. In plaats van acht leveranciers is er nu één over en ondanks dat kwaliteit belangrijker was dan de kosten, is er ook nog flink op bespaard.
Tips bij inkopen van BHV en keuringen
- Kijk bij de keuze van een leverancier verder dan het certificaat, maar ook naar de toepasbaarheid in de praktijk.
- Selecteer op een partij die overzicht geeft met dashboards op persoons- en eventueel vestigingsniveau.
- Ontrafel bij de aanbesteding eerst goed de verschillen in cursusaanbod, -aanpak en prijsopbouw. Zo vergelijk je appels met appels.
