Inhuurkrachten bij 140 leveranciers goed managen, hoe doe je dat?

Marel selecteerde én implementeerde samen met Procurement Services een Managed Service Provider (MSP)

 

[Plus 5 richtlijnen voor succesvolle MSP-implementatie]

 

Veel grotere organisaties herkennen deze situatie: verschillende afdelingen of business units zijn zelf verantwoordelijk voor de inhuur van hun noodzakelijke capaciteit, maar centrale regie ontbreekt. In de praktijk betekent dat vaak een wirwar aan contracten, lastig sturen op kwaliteit en beperkt grip op de spend die ermee gemoeid gaat. Een MSP biedt uitkomst, maar dat vereist veel zorgvuldigheid en een goed geleid proces. Daar komt heel wat bij kijken.

 

Actief in 30 landen

Marel is een prachtig bedrijf dat is gespecialiseerd in software, diensten, systemen en oplossingen voor de wereldwijde vis-, vlees- en pluimvee verwerkende industrie. Met een netwerk van meer dan 7.000 mensen is Marel actief in meer dan 30 landen. Procurement Services werkt al lange tijd samen met Marel en werd betrokken om het selectieproces van de MSP voor de inhuur van tijdelijke medewerkers te begeleiden.

 

Tijd voor structuur en overzicht

Rob Holten, HR manager bij Marel en de spil bij de MSP implementatie, vroeg zich al vanaf zijn start bij Marel af hoe je met zoveel verschillende leveranciers goed kunt samenwerken. “Waarom niet met minder leveranciers diepgaandere relaties opbouwen?” Zijn collega Bob Dekkers, Procurement Director NPR, vult aan: “Bij de helft van de leveranciers was geen inkoop of HR betrokken. En dat bleef maar groeien. Inmiddels kopen we in Nederland jaarlijks voor 30 miljoen Euro in bij 140 actieve leveranciers. En met slechts de helft hebben we een contract.”

 

Werken aan intern draagvlak
Bob maakt de vergelijking met de bekende chipproducent ASML: “Zij zijn de absolute nummer 1 in hun branche. Dat is ook waar Marel naar toewerkt in haar branche. Met die ambitie moet je leveranciers echt anders gaan benaderen. Hoe passen zij bij onze ontwikkelingen? Welke suppliers heb je daarbij nodig?” De noodzaak en de kansen lagen dus voor de hand, maar bij een dergelijk project ga je niet over één nacht ijs. Rob legt uit hoe: “De hiring managers waren wel wat huiverig in het begin. Logisch. Daarom hebben we deze belangrijke groep stakeholders direct heel nauw betrokken en een stuurgroep in het leven geroepen met een representatieve afvaardiging van de organisatie. Een project als dit slaagt alleen bij 100% commitment.”

 

Tapfin wint tender

Het eerste contact met de geselecteerde MSP-partner Tapfin, werd in mei 2019 gelegd. Robert Nievaart, Director Client Solutions Tapfin, vond de case vanaf het begin erg interessant: “De problematiek was heel herkenbaar, maar de manier waarop draagvlak is gecreëerd was wel uniek. Ook heel fijn de rol die Muriel Claassen van Procurement Services hierbij heeft gespeeld. Er is bij Marel een grote bereidheid om samen te werken. En ondanks de aanvankelijke bezorgdheid van de hiring managers, wat heel begrijpelijk is, was eigenlijk iedereen vanaf het begin overtuigd dat we met een andere manier van werken een flinke kwaliteitsslag kunnen maken.”

 

De rol van een Managed Service Provider
De MSP gaat namens de opdrachtgever op zoek naar geschikte kandidaten tegen marktconforme tarieven. Speciale software biedt hierbij inzicht, overzicht en verzekert compliance op actuele wet- en regelgeving. Met uitgebreide benchmarkdata en controle op het proces, is de MSP de spin in het web waar hiring managers op een laagdrempelige en eenduidige manier gebruik van kunnen maken.


Procurement Services als projectmanager
“Dat klopt”, zegt Rob, “maar ik had wel een stabiele factor nodig. Iemand die zich echt volledig op dit project kon focussen. Die iedereen er continu actief bij kan betrekken en die het proces vanuit Marel professioneel kan begeleiden. We hadden IT en innovatie al aangehaakt bij de supplierselectie, maar met de ondersteuning van Muriel kon ik het ook echt loslaten. Zij bracht samen met de stuurgroep iedereen op een lijn.”

 

Ook de leveranciers gaan hiervan profiteren
Een MSP zorgt ervoor dat er meer focus komt op het bouwen van partnerships met leveranciers. Natuurlijk zullen er leveranciers gaan afvallen, maar voor wie overblijft zal ook van de nieuwe werkwijze profiteren. Ze zijn daardoor beter in staat om in te spelen op de vraag van Marel. Robert: “We onboarden iedereen en gaan dan kijken of je suppliers beter kunt benutten en of je nog andere nodig hebt.”

 

Wat betekent het straks in de praktijk?
Rob Holten: “Natuurlijk krijgen de hiring managers minder vrijheden bij het inlenen van externe krachten. Je kunt straks nog maar één weg bewandelen. Maar ze krijgen er ook veel voor terug. Om te beginnen meer rust en meer tijd. Ze hoeven straks maar bij één contactpersoon hun vraag neer te leggen in plaats van bij meerdere leveranciers.” Dennis Ender, Managing Director Talent Solutions bij Tapfin, kan dat uit zijn ruime ervaring bevestigen: “Het is altijd spannend als je naar iets nieuws gaat. Maar juist door het hele inhuurproces te optimaliseren en je leveranciers te benchmarken met andere leveranciers, wordt het alleen maar makkelijker. Wij zien bij veel andere grote organisaties dat na een periode van gewenning de meesten niet meer terug willen naar de oude situatie.”

 

Meer grip en inzicht

Robert Nievaart beaamt dat: “Ten eerste krijg je veel meer inzicht in je lopende contracten. Wat zijn de verschillen in prijs/kwaliteit? Hoe verhoudt zich dat tot de hele markt? Ten tweede zorgt het ervoor dat je volledig compliant bent.” Muriel Claassen: “Je kunt straks de hele supplybase continu managen, ook als er bij Marel iets verandert. Bijvoorbeeld bij een overname. Zo is er 3 jaar geleden in Lichtenvoorde een locatie bijgekomen. We kunnen straks eenvoudig de overlap van de supplybase – of juist het gebrek daaraan – in kaart brengen. De kansen en besparingen die het gaat opleveren zijn natuurlijk ook een wezenlijke factor.”

 

Sturen op data
Meer data betekent meer inzicht. Muriel: “Het meten, de dasboards, het cost control framework van Tapfin zijn super. Ik ben echt onder de indruk van het detailniveau.” Robert: ”Je kunt straks ook met data-analyse veel beter de kwaliteit beoordelen maar je gaat ook zien waar de gap is of waar je nog leveranciers nodig hebt.”

Dennis: “Data gaan je helpen bij het maken van betere keuzes, maar uiteindelijk ben je een bedrijf van mensen en de menselijke factor moet je dus ook respecteren. Dat betekent dat dat je leveranciers heel goed informeert en meeneemt in hoe je werkt en hoe je meet. Hoe kunnen zij zichzelf verbeteren en wat wordt er van hun verwacht?”

 

Aan de vooravond van een succesvolle implementatie

Bob: “Deze week gaan we beginnen met het design. Inmiddels hebben we de kennismakingsessies al achter de rug. Ik vind het best spannend. We hebben altijd op een bepaalde manier gewerkt. Neem de flexibiliteit in salarisschalen als voorbeeld. Die bandbreedte is ruim, natuurlijk binnen de cao. Die wordt nu wel kleiner met het nieuwe systeem, maar ik heb er hoe dan ook alle vertrouwen in dat het goed gaat komen.” Muriel: “Dat komt ook omdat het commitment van alle betrokkenen tot het hoogste niveau aanwezig was. Een project naar mijn hart!” Waarna Bob hoopvol afsluit: “Als Marel zijn we echt een mensgerichte organisatie. Als je vaste mensen of inleners vraagt wat ze van ons vinden krijg je veel trots terug. Dat willen we graag zo houden!”

 

 

Vijf richtlijnen voor succesvolle MSP-implementatie:

 

1. Stel een inkoopteam samen met senior vertegenwoordiging vanuit HR, Hiring managers, Finance, IT en met een ervaren inkoop professional als procesbegeleider.

 

2. Borg commitment op C-level niveau met een stuurgroep die waar nodig beslissingen neemt en doorvoert.

 

3. Breng de huidige situatie (leveranciers, ingehuurde profielen, prijsafspraken) gedetailleerd in kaart en deel deze informatie in de MSP tender.

 

4. Maak leveranciers in een vroegtijdig stadium duidelijk wat je van hen verwacht en wat het voor hun betekent.

 

5. Selecteer een MSP partner die een kwalitatief gedegen proces voert, data genereert die voor jou echt relevant zijn en een team presenteert dat past bij de cultuur van jouw bedrijf.

Blijf op de hoogte van de laatste trends & ontwikkelingen in de NPR inkoop markt.