Kijken, kijken… slim inkopen
Hoewel het gespecialiseerde Oogziekenhuis Rotterdam in vergelijking met gewone ziekenhuizen relatief klein is, heeft het toch zo’n 600 medewerkers, waaronder 35 oogartsen. Met een omzet van ongeveer 55 miljoen euro, een eigen wetenschappelijk instituut, de grootste opleiding tot oogartsen in Nederland en tal van innovatieve samenwerkingen, is het zonder overdrijven een grootse organisatie. “Er is maar één Oogziekenhuis als deze in Nederland”, zegt Els Steijger, Manager marketing, communicatie, contractmanagement en zorgbekostiging.. “Een breed aandachtsgebied, maar in een relatief kleine organisatie kun je niet voor elke discipline een specialist aanstellen. Zo bestond bijvoorbeeld de inkoopfunctie in de huidige vorm tot 2016 nog niet.”
Meer focus op inkoop
Dat is sinds 2016 met de komst van Marcella Nederlof (Adviseur contractmanagement en inkoop) veranderd. Voor de van origine anesthesieverpleegkundige is dit inmiddels haar 7e functie binnen Het Oogziekenhuis. Marcella vertelt waarom die ervaring zo relevant is: “Ik ken veel van de producten en vooral ook het behandelproces. Daarnaast begrijp ik de wensen van de oogartsen beter dan een reguliere inkoper.” Toch was het juist de brede vakkennis van inkoop die nog ontbrak. Zo kwam projectmanager Carola Doornbos van Procurement Services eind 2016 in beeld. Zij begon met het inkopen van linnen, daarna schoonmaak en overige facilitaire zaken. Vanaf 2018 kwam daar ondersteuning van de primaire inkoop bij en vanaf begin 2019 ook de inkoopcoördinatie van de ICT-projecten. Carola werkt een dag per week in Het Oogziekenhuis.
Strakker uitvragen met respect voor leveranciers
Els vertelt over het belang om de kosten scherp in de gaten te houden: “Bij zorgverzekeraars gaat het om de euro’s. Neem bijvoorbeeld de geneesmiddelen, die een hot topic zijn, of de cataractlenzen Verkoop en inkoop komen mede daardoor veel dichterbij elkaar.”
Ook als het gaat om apparatuur konden we een flinke slag slaan. Door de samenwerking met ons drieën, zie je wat dat kan opleveren.” Marcella geeft een voorbeeld: “We werken hier met kostbare operatiemicroscopen. Die heb je van redelijk eenvoudig tot vrij complex, als een soort medische TomTom. Die geven letterlijk op een 3D-scherm aan in welke richting je moet opereren. Dat zijn innovaties die net een paar jaar op de markt zijn en ook wat kosten. Daar kwam de ervaring van Carola ons goed van pas. Carola: “We hebben strakker uitgevraagd dan voorheen zodat we ook beter konden vergelijken. Tegelijkertijd investeerden we in de relatie met de leveranciers. Zo lukte het om voor hetzelfde budget niet zes maar de ultiem gewenste zeven state-of-the-art microscopen aan te schaffen.”
Strategisch inkopen verdient zich terug
Els sluit daarop aan: “Door de samenwerking met Procurement Services is de relatie met toeleveranciers zakelijker geworden. Dat we nu veel professioneler omgaan met onze leveranciers is echt een verdienste van hen.” Marcella onderstreept het belang van de samenwerking, ook intern: “De oogartsen willen het liefst werken met apparatuur die het nieuwste van het nieuwste is. Het mooie is dat ze onze afdeling nu weten te vinden. De innovatie blijft bij de oogarts en de tactisch/strategische inkoop loopt nu via de afdeling.” “En dat werkt heel goed”, zegt Els. “Zo zijn we in staat om op hoog tempo innovaties naar binnen te halen en tegelijkertijd te opereren binnen de budgettaire kaders. Een mooie bijvangst is dat artsen in opleiding graag in Het Oogziekenhuis hun opleiding volgen, omdat zij dan in het grootste oogheelkundige centrum met de innovatiefste apparatuur kunnen werken. Dat maakt vervolgens onze positie naar leveranciers weer sterker, want die willen de jonge artsen graag met hun producten en apparatuur laten kennismaken. Zo versterkt inkoop dus eigenlijk het hele proces.”
Van de kofferbak naar Excel
In het verleden kwamen de producten van de vertegenwoordigers letterlijk uit de kofferbak naar binnen, maar die tijd is voorbij. Carola: “Voorheen was er weinig verslaglegging. Dat doen we nu wel met leveranciers. Zo weet je altijd wat er is afgesproken en dwing je ook af om meer in jouw stramien te werken. Dit is ook voor Het Oogziekenhuis van belang in het kader van kwaliteit en wetgeving. Verder kennen we bij Procurement Services veel branches van binnen en buiten, waardoor we op verschillende segmenten onze ervaring kunnen inbrengen.” Els bevestigt dat graag: “Carola heeft veel marktkennis en heeft ook de volledige aandacht voor haar rol en dat ontlast mij enorm. Daar ben ik echt heel blij mee! Zo is altijd alles netjes geregistreerd en terug te vinden.” Marcella vult aan: Carola is een kei in Excel.. Zo hebben we allemaal een rol waarmee we elkaar versterken.
Zo ben ik de verbinding tussen de gebruiker en de industrie, is Carola meer van de processen en de zakelijke inkooprelatie en Els van de grote lijnen en het bewaken van de KPI’s.” Waarop Els afsluit: “Precies! Zodat wij als Het Oogziekenhuis Rotterdam innovatief kunnen blijven, kostenefficiënt kunnen werken en de organisatie kunnen laten zien hoe we kwaliteitsverbeteringen doorvoeren tegen betere contractvoorwaarden.”
