Internationaal opererende organisaties hebben doorgaans te maken met vertaalwerk op uiteenlopende gebieden. Denk aan technische manuals, juridische documenten of marketingteksten. Dat kan jaarlijks aardig in de papieren lopen. Toch is er voor vertaalwerk zelden een strak en centraal geleide aanpak aanwezig. Je kunt natuurlijk denken, zoals de Duitsers zeggen, Das ist mir Wurst, maar toch geven we graag 3 redenen waarom elke organisatie met substantieel vertaalwerk dit inkooponderwerp kritisch onder de loep moet nemen.
1. Creëer een efficiënter proces zonder tussenschakels
Vertaalwerk is belangrijk, maar op organisatorisch niveau veelal low interest. Niet zelden coördineert iemand van de marketing- of communicatie-afdeling deze werkzaamheden. Hij of zij onderhoudt contacten met een of meerdere vertaalbureaus en ZZP-ers. Door de diversiteit van disciplines en talen, heb je zo een hele kluwen aan toeleveranciers met elk hun eigen specialisme. De coördinator doet zijn uiterste best om alles in goede banen te leiden. Hij/zij zet de verschillende vertalingen uit, onderhandelt misschien over de prijzen en verwerkt de correcties die retour komen uit de organisatie. Niet gek als die na een werkdag aan het eind van zijn latijn is! Dit kan efficiënter als je werkt met één leverancier die de coördinatie op zich neemt en faciliteert dat de vertaler en interne opdrachtgever/controleur rechtstreeks met elkaar communiceren. Dit voorkomt ruis en is per saldo een stuk goedkoper. Zowel de opdrachtgever, de leverancier als de vertaler zelf besparen zo tijd.
2. Werk aan kwaliteit en vertaalgeheugen
Hoe voor de hand liggend het ook lijkt, de werkvorm met een interne coördinator heeft veel nadelen. Zelfs al werkt hij of zij heel consciëntieus en niet met de Franse slag. Behalve meer efficiency leidt de rechtstreekse benadering ook tot aanzienlijk hogere kwaliteit. Zeker wanneer het aantal vertalers kan worden teruggebracht en er minder stijlen worden ingekocht, ontstaat er meer uniformiteit. Bovendien kun je aan een groot vertaalgeheugen werken waarbij de vertalers terugkerende zaken sneller en op dezelfde wijze kunnen hergebruiken. Wat ook weer uren en dus kosten bespaart…
3. Bied volume aan en bespaar significant (tot 50%)
Wat is er mooier dan tegelijkertijd kwaliteit verhogen én kosten verlagen? Die uitgelezen mogelijkheid bestaat bij volume, zoals leaseauto’s, kantoorartikelen, transport en dus ook bij vertaalkosten. Door af te stappen van losse individuele opdrachten voor veel aanbieders en over te gaan naar bijvoorbeeld afspraken op jaarbasis met een uiterst selecte groep (vaak nog maar 1) preferred suppliers, sla je meerdere vliegen in een klap. Het lijkt een inkoppertje maar de praktijk blijkt weerbarstig. Bestaande patronen doorbreken, zorgvuldige selectie van de juiste partner, nieuwe afspraken maken en vastleggen, het zijn allemaal zaken die tact en daadkracht vragen. En om met de Engelsen te spreken: The proof of the pudding is in the eating. Maar wie eraan begint zal er geen spijt van krijgen. Een beter proces, hogere kwaliteit en besparingen tot 50% zijn geen uitzondering. En daar zit geen woord Spaans bij!
