Lely is een meer dan 70-jaar oud Nederlands familiebedrijf dat hoogwaardige robotica en datasystemen ontwikkelt die het dierenwelzijn, de flexibiliteit en de productie op het melkveebedrijf verhogen. Lely Compass is de naam van het software project waarbij 200 franchisenemers wereldwijd de komende jaren gebruik zullen gaan maken van eenzelfde platform. Zodat ze in staat zijn optimaal samen te werken op de disciplines sales, service en finance. Dat het belang van dit software project dus heel groot is, moge duidelijk zijn…
Digitaliseringslag met Best of Breed
Ook voor Lely geldt dat de business steeds meer data driven is geworden. Extra reden om het Lely Compass platform de aandacht te geven die het verdient. Om het platform te ontwikkelen startte Lely een parallel selectietraject voor 4 verschillende disciplines, waarbij voor elke discipline de voor Lely best passende software en implementatie partner zijn gekozen. Naast sales, service en finance was de 4de discipline de software voor integratie. Zo is het mogelijk om de verschillende functies onderling te verbinden en te koppelen met de M3 ERP-omgeving van Lely.
Intensieve samenwerking
Lely pakte het gelijk grondig aan met 3 teams. Een functioneel team voor businessprocessen, een technisch team voor architectuur, cloud, services, systeemintegratie en een RFP team bestaande uit procurement en legal. Maar daar bleef het niet bij. Het systeem moet tenslotte ook door de business en franchisers worden gedragen. Dus ook met hen was er continu afstemming. De intensieve samenwerking van het projectteam van Lely Compass, met de inkopers van Procurement Services als onderdeel van het RFP team, zou een jaar gaan duren.
Negometrix tool helpt in proces
Het inkopen van Best of Breed software kost tijd en aandacht. Zo werd per discipline (oftewel stream) gestart met het opzetten van een long list. Na desk research werd deze teruggebracht naar 5-10 leveranciers per stream. Deze veelal internationale leveranciers ontvingen een uitgebreide RFI vanuit Negometrix, een sourcing tool waar Procurement Services veelvuldig gebruik van maakt. Na selectie werden, wederom met gebruik van Negometrix, RFP’s uitgezet bij 3-5 shortlist leveranciers per stream.
Van prijs per user naar TCO
Onderdelen van de uitvraag waren onder meer licentiestructuur, professional services, cloud services, support en TCO-analyses over de looptijd van de contracten. Want wie alleen kijkt naar de licentieprijs per user kan bedrogen uitkomen. Parallel aan het RFP-proces zijn hackathons opgestart om de businessprocessen van Lely te valideren. Later in het selectieproces hebben er tot slot nog diverse referentiebezoeken plaatsgevonden.
Zonder IT-kennis geen succes
Voor inkooptrajecten van IT en software is diepgaande kennis van de materie een noodzaak. Tegelijkertijd is het essentieel dat je weet hoe de markt in elkaar zit en werkt. Je moet goed ingevoerd zijn in de materie en goed begrijpen hoe het verkoopproces werkt bij softwarebedrijven. De uitdaging is om grip te krijgen op een ondoorzichtige markt waarin sommige partijen de markt domineren en concurrentie creëren niet altijd even eenvoudig is.
Intensieve samenwerking met aansprekend resultaat
Maar dankzij de brede samenwerking, zorgvuldigheid en volharding is een resultaat bereikt wat breed binnen de Lely organisatie wordt gedragen. In samenspraak met Lely heeft Procurement Services uiteindelijk 4 softwareleveranciers onderhandeld en gecontracteerd.
Al met al een stevig inkooptraject voor alle partijen met als resultaat een significante besparing ten opzichte van eerdere offertes en een solide set aan voorwaarden voor de lange termijn, zowel commercieel als juridisch.
Roos Arnold (Program manager Lely Compass) zegt er het volgende over:
“We hebben intensief samengewerkt met de collega’s van Procurement Services en onze trusted partner BOLD, gespecialiseerd in digitale transformatie, waarbij de coördinatie van het inkoopproces, het opzetten van RFI- en RFP-documenten en het voorbereiden en begeleiden van de onderhandelingen naar tevredenheid bij hen is belegd. Een betrouwbare, lange termijn partner voor Lely”.
