Het ‘externe inkoopteam’ van TABS Holland verdient zich snel terug
Veel ondernemingen hebben een beperkte bezetting van inkoopspecialisten. Vooral als het gaat om NPR (Non Product Related). Er blijkt op dat domein vaak beperkte capaciteit, kennis en ervaring in huis te zijn. Veel inkoopkansen blijven daarom onzichtbaar. Maar er is een snelle en efficiënte oplossing.
De inkoopafdeling buiten de deur
NPR inkoop is een serieus vak dat niet altijd scherp op het netvlies staat. Toch gaat het vaak om aanzienlijke volumes. Zeker als je alles bij elkaar optelt. Zoals bij TABS Holland, leverancier, producent van houtproducten en bouwmaterialen en onderdeel van HAL investments. Het heeft 15 labels, waaronder de bekende bouwmaterialenhandelaren Jongeneel en Pontmeyer. Door het sterk verankerde ondernemerschap met meer dan 100 locaties en een grote mate van decentralisatie, zijn zaken als een deel van de NPR-inkoop niet centraal georganiseerd. Procurement Services kwam aan boord als een soort externe inkoopafdeling en werkt inmiddels met meerdere projectmanagers succesvol op verschillende NPR-inkoopprojecten.
‘Bij praktisch elke onderneming ligt de inkoopkans voor het oprapen. Maar niet altijd in het zicht. Daar biedt onze spendanalyse vaak uitkomst. Waar liggen de kansen en wat zijn de verbetermogelijkheden? – Jeroen Ribberink – Procurement Project Manager bij PS
Start met spendanalyse
Jeroen Ribberink, projectmanager bij Procurement Services vertelt wat hij vaak in de praktijk tegenkomt: ‘Bij praktisch elke onderneming ligt de inkoopkans voor het oprapen. Maar niet altijd in het zicht. Daar biedt onze spendanalyse vaak uitkomst. Waar liggen de kansen en wat zijn de verbetermogelijkheden? Na de spendanalyse is PS direct begonnen met NPR onderdelen zoals autolease, indexaties, kantoorartikelen en laadpalen. Daarna volgden al snel verpakkingen en drukwerk. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met Erik Bos, de Vastgoed- en Facility Manager en Niek Steemers, Teamleider Facilitair. Met een aantal forse besparingen op facilitaire onderwerpen als uitkomst. De reden dat CFO René van ’t Hof door wilde pakken.’
Langetermijn verbeteringen dankzij meerdere specialisten
Zo volgde een tender voor autolease waarin veel is bespaard door een efficiëntere inrichting zodat er minder tijd van de facility afdeling nodig was. Daarna kwam het verpakkingentraject met een besparing van ruim 30% (!), de besparing op kantoorartikelen met nieuwe raamcontracten en de aanschaf van laadpalen. Inmiddels is er ook gestart met afvalcontracten en wordt er naar een vijftal nieuwe trajecten gekeken. Elke discipline vraagt om een eigen specialist. De 16 projectmanagers van Procurement Services hebben allemaal hun eigen branchespecialisaties en doen een beroep op de rijke kennis en geavanceerde benchmarks die Procurement Services in de jaren heeft opgebouwd. Bij het ene traject gaat het om een korte klap, bij het andere is een nauwkeurige inventarisatie van de organisatie en werkwijze noodzakelijk.
De talloze mogelijkheden van NPR-inkoop
‘We zijn nu ook bezig met intern transport’, vervolgt Jeroen. ‘Wat rijdt er allemaal en wat heb je allemaal nodig? Op dit moment zie je een diversiteit aan merken en stijlen. Wil je dat centraliseren, dan komt daar ook verandermanagement bij kijken. Hoe breng je meer uniformiteit in het beleid, zowel qua type voertuigen als de financiering (lease of eigendom)? En dan heb ik het nog niet gehad over bedrijfskleding, keuringen en inspecties, relatiegeschenken en koffie. De mogelijkheden voor de korte en de langere termijn lijken soms wel oneindig. Zo werken we niet alleen aan besparingen maar ook aan procesverbeteringen. Daarmee verdienen we onszelf snel terug. Mooi toch?’
