Procurement Services hielp met de selectie van een nieuwe mobiliteitspartner
Mazars is een internationale audit, accountancy, tax en consultancy organisatie en een top-10 kantoor in Nederland. Onder andere de stevige duurzaamheidsambities stonden aan de wieg van een duurzamer mobiliteitsbeleid. Bovendien wil Mazars ook zélf in de praktijk brengen waar ze haar klanten mee helpt. Of zoals het op de internationale website van Mazars te lezen is: “Helping companies place sustainability at the centre of their business.” Een heldere ambitie dus, maar waar begin je en hoe pak je dat aan?
Nieuw mobiliteitsbeleid blijkt ook systeemverandering
Willemijn van der Deijl is sinds september 2021 Chief People Officer bij Mazars en winnaar van de Publieksprijs van de HRtop100 2023: “Wat mooi is bij Mazars, is dat we ruimte maken voor wat nodig is.” Het mobiliteitsproject is daar een goed voorbeeld van.” Om daar met een glimlach aan toe te voegen: “Maar het heeft wel wat meer voeten in de aarde gehad dan we eerst dachten. Het is niet alleen een beleidsverandering, maar ook een systeemverandering. We begonnen voorspoedig, maar er kwam onderweg wel steeds meer bij kijken.”
Starten met persona’s
De primaire vraag bestond uit drie componenten: Hoe richten we het mobiliteitsbeleid in met flexibiliteit en keuze vrijheid voor medewerkers, welke technologie is hiervoor nodig en hoe implementeren we het platform inclusief mobiliteitsapp? Astrid Visscher is HR Project Manager en verantwoordelijk voor een aantal projecten, waaronder mobiliteit: “De mobiliteitsvraag ontstond vanuit meerdere invalshoeken, zoals het meten van CO2-uitstoot, stimuleren van vitaliteit van medewerkers en natuurlijk onze ambities op het gebied van duurzaamheid. Hiervoor hadden we al stappen gezet door alleen hybride en elektrische leaseauto’s aan te bieden. Om het beleid goed op te zetten, hebben we eerst zes verschillende persona’s, ofwel mobiliteitsgroepen opgesteld.”
Intensieve samenwerking met alle disciplines
Willemijn: “We dachten op voorhand dat het eenvoudiger zou zijn om onze mobiliteit te flexibiliseren en te verduurzamen. Maar met een nieuw platform en app maak je een digitaliseringsslag waar heel veel persoonlijke gegevens in omgaan. Daar komen dus ook legal, privacy, security en IT om de hoek kijken. Gelukkig omarmen we bij Mazars nieuwe ontwikkelingen en geven we daar samen richting aan met alle disciplines.” Astrid vult aan: “Zeker, en ook de Ondernemingsraad was betrokken bij dit project, want de invoering van een mobiliteitsapp is instemmingsplichtig.”
Brede uitvraag bij potentiële mobiliteitspartners
De samenwerking tussen Mazars en Procurement Services gaat al terug tot 2010. Onder andere voor autolease en autohuur. Volgens Willemijn was het dan ook logisch om hen hierin mee te nemen: “We hebben samen met Procurement Services een brede uitvraag gedaan naar verschillende partijen. Zij hebben ook de marktkennis en weten hoe je zo’n uitvraag aanpakt. Uiteindelijk hebben we zes partijen gesproken.” Astrid legt uit waar ze specifiek op hebben gelet: “Voor ons was het belangrijk dat de nieuwe partner een doorvertaling kan maken met verschillende persona’s en dat ze bijvoorbeeld ook een koppeling hebben met de NS. We willen het OV graag stimuleren.” Willemijn bevestigt dat en vult aan: “Het is belangrijk dat de IT-security staat als een huis en dat ze anticiperen op wet- en regelgeving. Bovendien wil je dat je partner meegroeit. Vandaag willen we technische support, maar morgen willen we bijvoorbeeld allerlei noviteiten koppelen aan de mobiliteitskaart.”
Onderweg naar duurzaam datagedreven beleid
Zowel de gedegen systemen als een persoonlijke klik in de samenwerking telde mee bij de selectie. Er bleven twee partijen over en uiteindelijk is er voor de Shuttel mobiliteitskaart- en app gekozen. Shuttel is een innovatieve scale-up van Pon en heeft inmiddels meer dan 170.000 gebruikers. Willemijn licht toe hoe het werkt: “Als je recht hebt op een leaseauto, kun je als alternatief ook kiezen voor een mobiliteitsbudget. Dat kun je duurzaam besteden naar eigen inzicht, van OV tot elektrische leasefiets. Het budget wat overblijft betalen we uit. Hoe je dat regelt met verschillende functies en budgetten maakt het best ingewikkeld.” De data die hiermee vrijkomen, vormen straks voor Mazars een interessante bron voor beleid.
Volharding die leidt tot resultaat
De start van het inkooptraject vond plaats voor de zomer van 2022 en op dit moment is Mazars bezig met de gefaseerde implementatie. Astrid: “We voeren het nu bij een deel van de medewerkers in. Zo zorgen we dat de uitrol over de gehele organisatie in mei soepel verloopt.’’ Willemijn: “We geloven er ook echt in, in die flexibilisering en verduurzaming. Het was wel een leerproces. Het is belangrijk dat je echt als team werkt vanuit een gezamenlijke doelstelling. Dat je alle disciplines op het veld de ruimte geeft. En hoe mooi is het dat je dan samen de wedstrijd wint!”
