Als externe inkoopprofessional kijk je in heel wat keukens. Allemaal met hun eigen inrichting en recepturen. Verschillende branches met rijpe en groene inkoopuitdagingen. Vaak bedrijven van serieuze omvang. Ons vak staat nog niet altijd goed op de kaart en daar krijgen we regelmatig vragen hierover. Tijd om de meest gestelde eens te delen.
Want wat doen we nou precies, welke smaken heb je en wat levert dat op?
1. Wat is nou precies de toegevoegde waarde van de externe inkoopprofessional?
Als externe inkoper breng je vooral veel actuele kennis, ervaring en benchmarks mee. Want juist die blik in al die keukens maakt ons waardevol. Wat bij de een succesvol is gebleken, kun je toepassen bij de ander. Behalve dat, is een frisse blik een belangrijke troef. Zonder de ‘last’ van historie, gewoonten, reciprociteit of bedrijfsblindheid.
2. Wanneer is het slim om een externe inkoper in te schakelen?
De redenen zijn heel divers, maar er zijn een aantal veel voorkomende momenten. Nieuwe aanbestedingen of tenders waarvan geen actuele kennis beschikbaar is, capaciteitsuitdagingen in het team of bijvoorbeeld de opdracht om in het komende boekjaar 1 miljoen aan savings te realiseren. Maar er hoeft niet altijd een specifieke vraag te zijn, want het doorlichten van de spend data, de inkoopprocessen, de huidige leveranciersafspraken of de manier waarop inkoop is georganiseerd, loont eigenlijk altijd de moeite. Bij praktisch alle bedrijven is er ruimte om inkoopprocessen te verbeteren, leveranciersrelaties nieuw leven in te blazen en om structureel kosten te besparen.
3. Gaat het inkopen met een externe inkoper niet ten koste van de kwaliteit en relaties met mijn leveranciers?
Een misvatting die regelmatig terugkomt is dat scherp onderhandelen ten koste gaat van de kwaliteit. Dat is geen abstract geheim van de kok, maar een kwestie van het volgen van een gedegen inkoopproces en een aantoonbaar succesvolle aanpak. Daarmee gaan verhoging van de kwaliteit én verlaging van de kosten hand in hand.
Een traject gebaseerd op kwaliteit en efficiency geeft altijd een besparing. Dit is vaak een combinatie van lagere kosten, besparingen in tijd en proces en grotere klanttevredenheid door introductie van een andere manier van werken of een professionelere leverancier. De term ‘besparing’ is daarmee ook breder dan puur alleen de financiën. Uiteindelijk gaat het om het creëren van waarde. Voor alle betrokkenen en met oog voor de lange termijn.
4. Als ik een externe inkoper inschakel, mag ik dan helemaal niks meer zelf inkopen?
De externe inkoop professional moet iets toevoegen aan de kwaliteit en capaciteit die er al is. Dat begint ook vaak met de positie van inkoop binnen de organisatie. Een belangrijke les uit het veld is dat veel bedrijven inkoop niet op de juiste waarde schatten. Door inkoop naar een nog hoger niveau te tillen met hulp van een externe professional krijgt inkoop intern een stevigere positie. De externe inkoper komt geen werk weghalen, maar waarde toevoegen.
5. Hoe kan een externe inkoper integreren in de bedrijfscultuur om een effectieve samenwerking met het team te garanderen?
Onze werkwijze is er volledig op gericht om samen met het inkoopteam tot de beste resultaten te komen. Culturele fit en teamdynamiek zijn essentiële aspecten van een succesvolle uitbestede inkoopopdracht. Als ervaren externe inkopers zijn we gewend om ons aanpassingsvermogen en interpersoonlijke vaardigheden in te zetten. Omdat wij steeds een andere keuken binnen stappen, herkennen we snel de werkwijze, cultuur en het DNA van een organisatie. Maar zoals de Engelsen graag benadrukken: ‘The proof of the pudding is in the eating’.
