Over smaak valt te twisten!
Het inkopen van nieuwe koffiemachines en de bijbehorende ingrediënten is geen jaarlijkse bezigheid voor de meeste organisaties. Maar als het meerjarencontract afloopt dan komen de vragen. Gaan we voor huur of koop? Hoeveel automaten hebben we nodig? Welk type? Wat mag het kosten? Hoe belangrijk is duurzaamheid? Welke eisen stellen we aan de leverancier? En misschien wel de belangrijkste vraag: hoe zorgen we ervoor dat we de koffie selecteren met de grootst mogelijke instemming van de medewerkers? Want smaken verschillen, zeker als het gaat om koffie op het werk. Bij gevoelige keuzes waar medewerkers een hoge betrokkenheid bij hebben, kun je beter niet over één nacht ijs gaan. Denk bijvoorbeeld ook aan bedrijfskleding, leaseauto’s, catering, gereedschappen of zelfs heftrucks.
DE UITDAGING
Tijd voor een nieuwe smaak
Bij uitgever Springer Nature liep eind februari 2019 het contract voor 18 koffieautomaten af op twee locaties na een contractduur van 7 jaar. Contactpersoon Caroline van der Klaauw, Hoofd Facilities bij Springer Nature: “Het contract met een looptijd van 7 jaar was op zich een goede deal. Toch besloot ik niet meer te kiezen voor zo’n lange termijn. Ik heb gemerkt dat mijn 410 collega’s na een aantal jaren toe waren aan een nieuwe smaak. In oktober 2018 besloot ik Procurement Services in te schakelen om een nieuwe partij te zoeken die vanaf begin maart 2019 voor ons de koffie zou kunnen verzorgen voor een periode van 5 jaar.”
GRIP OP INKOOPPROCES
Evenwichtig inkoopteam en RFP
De markt voor koffie op de werkvloer is net zo gevarieerd als de koffievariaties die je tegenwoordig kunt krijgen. Vind daar maar eens je weg in. Dat vereist grondige marktkennis en ruime ervaring. Het traject startte met het samenstellen van een gebalanceerd inkoopteam; een mix van de inkoopprofessionals bij Procurement Services en collega’s van Springer Nature. Een zorgvuldige inventarisatie en een gedetailleerde RFP leidden tot gesprekken met 4 partijen. Caroline van der Klaauw licht enthousiast toe: “Procurement Services heeft ons geholpen met een professionele RFP. Vervolgens hebben zij ons begeleid bij de gesprekken met de verschillende leveranciers. Daarbij letten we vooral op hun kennis over koffie en automaten, hun flexibiliteit in het eventueel verminderen van automaten tijdens de contractperiode – je weet tenslotte nooit hoe je business kan veranderen in 5 jaar – en het gevoel van partnership in onze wens om duurzaam in te kopen.” Uiteraard waren er meer eisen dan dat. Uiteindelijk wilde Springer Nature ook een partij die moderne geruisloze automaten kon leveren in verschillende uitvoeringen. Bijvoorbeeld met en zonder verse melk.
HET RESULTAAT
Goede koffie is belangrijk voor werkplezier
Na een voorlaatste selectie op basis van de vooraf opgestelde criteria, bleven er twee leveranciers over waar uitgebreide proefsessies plaatsvonden. “Leuk om te doen, maar wel bloedserieus”, zegt Caroline van der Klaauw. “Koffie en thee dragen bij aan het werkplezier, daar wil je geen risico mee nemen. Ik heb vanaf het begin aan mijn collega’s duidelijk willen maken dat we het beste voor ze wilde regelen. Daarom hebben we ook op de eerste dag dat de automaten operationeel waren een feestelijke opening georganiseerd. Inclusief een presentatie van onze nieuwe leverancier over de herkomst van de bonen, de duurzaamheid van de producten en uiteraard de mogelijkheden van de automaten. Tot vandaag heb ik alleen maar blije, dankbare en wakkere collega’s! Zo betaalt een zorgvuldig inkoopproces zich dubbel en dwars terug.”
