ForFarmers werkt al jaren samen met Procurement Services om grip te houden op IT-inkooptrajecten. Chris Wigglesworth, IT Director bij ForFarmers, vertelt hoe deze samenwerking tot stand kwam en welke resultaten er zijn geboekt.

“Ik ben in het Verenigd Koninkrijk gestart in operations, vooral gericht op productie, transport en customer services”, vertelt Chris. “Later kreeg ik andere lokale verantwoordelijkheden, waaronder IT en indirecte inkoop, waaronder bijvoorbeeld gas, elektriciteit, verpakkingen en voertuigen. In 2012, na de overname door ForFarmers, stapte ik over naar het hoofdkantoor van de groep en na een korte periode waarin ik een nieuwe Indirect Procurement-functie voor de hele groep had opgezet, keerde ik terug in de wereld van IT als Group IT Director. Ik ben nu verantwoordelijk voor de gehele IT-afdeling, het IT-beleid, en de IT-strategie in de vier landen waar we actief zijn. Dat gaat om zo’n 18 miljoen aan IT-uitgaven in een breed scala aan OPEX en investeringen, van datacenters tot softwareoplossingen en third-party services.”

Start met Procurement Services
“Toen we begonnen met Procurement Services, was dat op initiatief van onze toenmalige inkoopdirecteur. Samen zagen we dat IT-inkoop efficiënter en strategischer kon. Sindsdien werkt Procurement Services nauw met ons samen om de IT-spend van zo’n 18 miljoen euro effectief te beheren. Wat me meteen aansprak, is hun kennis en ervaring. Het is waardevol om een extern team te hebben dat niet alleen contracten managet, maar ook kritisch kijkt naar de vraag met behoud van leverancier relaties waar mogelijk.”

Betere cashflow
“Een van de kernpunten is het managen van onze IT-contracten. Denk aan hardware, software en third-party services. Onze projecten zijn complex en vereisen maatwerksoftware, dus het is essentieel om de juiste voorwaarden en risico’s goed in kaart te brengen. Procurement Services helpt daarbij enorm. Daarnaast hebben ze geholpen bij het optimaliseren van onze betaaltermijnen. Vroeger betaalden we leveranciers soms binnen 12 dagen; nu werken we met aanzienlijk langere termijnen. Dat heeft onze cashflowpositie sterk verbeterd.”

“Wat me meteen aansprak, is hun kennis en ervaring. Het is waardevol om een extern team te hebben dat niet alleen contracten managet, maar ook de voorstellen kritisch beoordeelt met behoud van de relatie met leveranciers.”

Concrete resultaten
“We hebben mooie stappen gezet samen. Zo was minder dan 60% van onze IT-uitgaven contractueel vastgelegd toen we begonnen. Inmiddels is 95% van onze IT-spend onder contract, wat ons enorme controle en overzicht geeft. Jaarlijks ronden we samen 20 tot 30 inkooptrajecten succesvol af. Dit varieert van heronderhandeling van aflopende contracten tot nieuwe investeringen in datacenters of complexe cloud oplossingen. Als je verder naar onze Gartner IT-procurement & sourcing score kijkt, zitten we nu op een 4. Dat is een hoog niveau – 5 is voor de absolute top, zoals Toyota, welke met name gericht is op de supply chain. Onze gemiddelde betalingstermijn is meer dan verdubbeld. Verder betaalt de succesvolle samenwerking zichzelf jaar op jaar uit met een inkoopresultaat van meer dan 400.000 euro!

Samen werken aan de toekomst
“Het voelt alsof Jeroen en Martijn van Procurement Services onderdeel zijn van mijn eigen team. De open communicatie en het delen van successen maken de samenwerking heel prettig. Tegelijkertijd kunnen ze ‘hard ball’ spelen met leveranciers, zonder de relatie te schaden. Die balans is belangrijk. IT-inkoop wordt steeds complexer, zeker met de snelle veranderingen in technologie en security. Met hun kennis en flexibiliteit blijven we anticiperen op wat er op ons afkomt.” 

Resultaten in één oogopslag:

• Spend onder contract gestegen van <60% naar 95%.
• Betaaltermijn verdubbeld.
• Gemiddeld inkoopresultaat besparing van >400.000 euro per jaar.
• Jaarlijks 20-30 trajecten succesvol uitgevoerd.