Specialist in eiersorteermachines Moba, realiseerde een substantiële besparing
Het bedrijf Moba uit Barneveld heeft als missie om wereldwijde klanten te ondersteunen bij het verbeteren van hun bedrijf door de beste oplossingen voor het sorteren en verwerken van eieren te ontwikkelen, te realiseren en te onderhouden. In een markt met een relatief klein aantal spelers, is innovatie de drijvende kracht om voorsprong te behouden op concurrenten. In dat ‘spel’ is het managen van octrooien cruciaal. Tegelijkertijd gaan er veel kosten in om die niet altijd nodig blijken te zijn.
Verschillende octrooifamilies in één mandje
Een octrooigemachtigde heeft meestal geen juridische, maar technische achtergrond. Dat geldt ook voor Vincent Grijze, die weliswaar geen octrooigemachtigde is, maar als Electrotechnicus met twee Masters op zak wel namens Moba het gehele octrooiportfolio coördineert. Als Scientist en IP (Intellectual Property) coördinator is hij de schakel tussen de R&D-afdeling en het octrooibureau. Vincent legt uit hoe het werkt: “Ik ben verantwoordelijk voor het onderhoud en het opbouwen van het octrooiportfolio. Intern overleg ik met R&D over innovaties en extern met ons octrooibureau dat helpt bij het schrijven van octrooien en het juridisch advies. Ook beheren zij de jaarlijkse kosten voor het onderhoud, want octrooien moeten wereldwijd in verschillende landen en instanties onderhouden worden.” En zo blijkt uit het gesprek, dat is bepaald geen sinecure met enkele honderden octrooien, waarbij elk octrooi in verschillende landen is vastgelegd.
Concurrentiegevoelig en kostbaar
Vincent: “We hebben ongeveer 5 octrooiaanvragen per jaar en die zijn 20 jaar geldig. Je kunt ze natuurlijk tussentijds laten vervallen als ze niet meer relevant zijn. Octrooien zijn overigens openbaar en je kunt dus ook zien waar je concurrenten mee bezig zijn.” Met een glimlach: “We houden elkaar dus goed in de gaten.” Het is gevoelige business, maar ook een proces waar de nodige kosten bij komen kijken. Procurement Services maakt jaarlijks een spendanalyse voor Moba en daarbij sprong onder andere deze post in het oog. Zo kwam de vraag van financiën richting Vincent om de octrooiportefeuille eens onder de loep te nemen.
Complexe kostenstructuren
Vincent zegt in alle openheid dat hij wel even huiverig was toen ze die vraag aan hem stelde: “In het begin vond ik het lastig omdat kwaliteit ontzettend belangrijk is en je wilt zeker geen risico’s lopen. Aan de andere kant, we zaten al jaren bij onze huidige leverancier en we hebben nooit echt verder gekeken. Dan gaat het niet alleen maar om kosten, maar ook om de vraag of een andere aanpak mogelijk is.” Kitty van Vloten Martin van Procurement Services met wie hij dit project oppakte, vult aan: “We ontrafelde eerst hoe de wereldwijde jaartaxen tot stand komen. Die bestaan voor een deel uit de jaarkosten om je patenten te onderhouden en voor een deel uit servicekosten. De facturen zijn zeer complex. Denk aan 3 octrooien in 7 landen met verschillende looptijden, fees en leveranciers. Soms met tussenkomst van een agent, soms niet. Ook de kostenopbouw per instantie verschilt per land. Tel daarbij op de verschillende lokale valuta en je begrijpt dat het voor een leek heel ondoorzichtig is.”
Vincent Grijze van Moba:
“Ik had er weinig ervaring mee en zelf zou ik dit nooit zijn begonnen en zeker niet zo grondig als dat het nu is gelopen. Kitty heeft mij er echt doorheen geloodst.”
Zorgvuldigheid eerst
Vincent en Kitty gingen niet blind de markt op. Kitty: “We hebben eerst met een aantal andere relaties van ons gesproken zodat we scherp voor ogen hadden wat de valkuilen zijn en waar je op moet letten. Vooral de kwaliteit van de data is hierbij een essentiële factor. Op de juiste tijd betalen bij de juiste instantie is een absolute voorwaarde. Ben je te laat dan kan dat met meekijkende concurrenten grote gevolgen hebben.” Vooral die servicekosten bleken een post te zijn waar je op kunt besparen door rechtstreeks zaken te doen met een gespecialiseerd bedrijf. Vincent licht toe: “We zijn echt heel zorgvuldig te werk gegaan. Het is toch wel een aparte wereld, die van de zogenaamde annuïteitendiensten. Het zijn eigenlijk meer financiële bedrijven. Die regelen wereldwijd het betalingsverkeer gebundeld voor heel veel klanten. Je komt ook allerlei partijen tegen waarvan je niet wist dat ze bestonden. Die bijvoorbeeld speculeren met valuta. In het begin lijkt het echt een oerwoud, waarbij je je afvraagt wie je precies kunt vertrouwen.”
Meer grip en 80% lagere kosten
Maar Vincent is nu achteraf blij met de beslissing om voor dit specifieke onderdeel een andere partij in de arm te nemen: “Voor het juridisch advies en het opstellen van octrooien blijven we naar tevredenheid bij onze huidige leverancier, maar als het gaat om de wereldwijde fees, vind ik het wel interessant dat je minder afhankelijk bent van 1 partij. Het geeft ons veel meer inzicht en grip op onze wereldwijde octrooien en levert ook nog eens een interessante besparing op. In dit geval ongeveer 80%! We hebben nu ook toegang tot een portal waarin je de status van het complete portfolio heel gedetailleerd kunt managen. Met één druk op de knop zie ik de kosten voor de komende 5 jaar.”
Slimmer octrooibeheer binnen enkele maanden
Na het voorbereidende werk werd in juli 2020 de RFP uitgestuurd. Vanuit een longlist van circa 10 bedrijven werden 5 partijen gevraagd een voorstel te doen. En na een tweede ronde met 2 partijen werd het contract met Novum IP in november afgerond. Een zorgvuldig traject met mooi resultaat. Hoewel het ook voor Procurement Services een ontdekkingsreis was, is Vincent erg blij dat hij er niet alleen voorstond: “Je moet dit echt grondig doen, want het is wel je intellectuele eigendom. Daarom was de ontzorging van Kitty voor mij heel erg fijn. Ik had dit niet alleen kunnen doen. Maar het was ook gewoon een heel leuke samenwerking!”
Kitty van Vloten Martin van Procurement Services:
“Met octrooien is men extra voorzichtig, je wilt niet dat ze per ongeluk verlopen. Daarom is de wereld van octrooimanagement erg behoudend. Wie toch verder kijkt, merkt dat er zeker bij annuïteitendiensten kansen kunnen liggen. Door de complexiteit te ontrafelen, komt er meer grip op de portfolio en forse besparingen voor innovatie.”
Kosten en managen wereldwijde octrooien:
1. Breng complexiteit octrooien in kaart: hoe ziet de keten eruit, in welke landen en op welke voorwaarden?
2. Bepaal of de portfolio op het gewenste niveau inzichtelijk is.
3. Stel vast of diensten ondergebracht zijn bij meest logische partij(en).
4. Overweeg annuïteitendienstverlener voor lagere kosten en wereldwijde monitoring.
5. Bepaal met selectieve RFP welke annuïteitendienstverlener het meest passend is in uw situatie.
