Wat zijn de kenmerken van goede raamcontracten?
Iemand die niet thuis is in de wereld van inkoop van kantoorartikelen, handelt vaak traditioneel: je vraagt bij meerdere partijen offertes aan en wie de laagste prijs biedt, krijgt de opdracht. Dat kan prima werken, maar inkopen binnen de kaders van een gedegen raamcontract, kan een veel betere oplossing zijn. In een gesprek met Marcel van Boxtel (sales manager van Staples) en Jurrian Blom (project manager bij Procurement Services), wordt duidelijk waarom.
Van leverancier van kantoorartikelen naar alles voor kantoor
Het contact tussen Staples en Procurement Services gaat al heel lang terug. Staples is van oudsher een kantoorleverancier (voorheen Aspa), maar nu onderdeel van een investeringsmaatschappij. Traditionele kantoorartikelen vormen uiteraard een krimpende markt als gevolg van onder andere digitalisering en het nieuwe werken. Marcel vertelt hoe Staples daarop heeft geanticipeerd: “We zijn jaren geleden getransformeerd van leverancier van kantoorartikelen naar alle artikelen voor kantoor. Daarmee zijn we eigenlijk ook meer een logistieke dienstverlener geworden die de klant helpt om kosten te reduceren en de long tail weg te nemen. In die strategie paste het ook om de samenwerking met Procurement Services aan te gaan.”
Voor een duurzame relatie hoef je niet getrouwd te zijn
Marcel is heel open over zijn aanvankelijke twijfel of deze samenwerking wel succesvol kon worden: “In het begin twijfelde ik echt of een raamcontract met een inkooporganisatie als Procurement Services wel zou werken. Het geeft je als aanbieder veel minder flexibiliteit. In procenten marge is het ook gewoon minder interessant, maar al snel bleek dat het volume dat compenseert.” Maar ook Procurement Services keek eerst de kat uit de boom zegt Jurrian: “Je kunt wel goede prijzen bieden, maar uiteindelijk moet je ook operationeel heel goed presteren. Als wij een externe partner introduceren bij onze klanten, bestaat er ook altijd een afbreukrisico. Zeker als het onze eerste binnenkomer is. Maar gelukkig bleek Staples aan onze verwachtingen te voldoen. Overigens blijven wij de markt continu monitoren. Ondanks de prettige en langdurige relatie met Staples en het aantoonbare voordeel en gemak voor onze opdrachtgevers, zijn wij als inkoopadviseurs verplicht om elke markt waarin we actief zijn, permanent te monitoren. Uiteindelijk ligt de eindbeslissing bij onze klant, wij zijn wat dat betreft ‘slechts’ adviseur. Dat betekent dat zo nu en dan toch voor een andere partij wordt gekozen.”
De 3 belangrijkste kenmerken van een succesvol raamcontract
Jurrian vervolgt zijn betoog: “Veel van onze klanten hebben een beperkt pakket kantoorartikelen, of zoals Marcel zegt, artikelen voor kantoor. Zij missen het volume om echt een vuist te kunnen maken. Daar biedt het raamcontract dat wij met Staples hebben direct uitkomst.” Bij raamcontracten gaat het in de basis uiteindelijk om 3 aspecten: volume, samenwerking en een ondernemende mentaliteit. Als er sprake is van groot volume, een oprechte samenwerking en de durf om heel scherp aan te bieden, kunnen raamcontracten heel goed werken. Maar zeker niet in alle gevallen. Elke businesscase is anders en moet per geval beoordeeld worden.
“Samen hebben we al een bos bespaard”
Prijs, operatie, processen… ze zijn vanzelfsprekend leidend. Maar duurzaam ondernemen komt daar steeds nadrukkelijker tussen. Marcel enthousiast: “Bij Staples houden we bij hoeveel bomen we besparen. Daarmee leveren we een positieve bijdrage aan de verlaging van de CO2-uitstoot. We sturen en rapporteren daar ook over. We brengen samen met onze klanten actief het aantal bestelmomenten naar beneden en we verduurzamen ook proactief ons assortiment.” Waarmee Jurrian afsluit: “Dat past ook heel goed bij ons eisenpakket. Het is mooi om te zien uit de rapportages die we van Staples krijgen, dat we via ons raamcontract samen al 595 bomen hebben geplant!”.
